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Verificare il valore legale della firma digitale è fondamentale per aziende e professionisti che si servono di tale strumento. Se non si presta attenzione, infatti, si rischia di apporre a documenti informatici importanti, come per esempio i contratti, una firma che non avrà evidenza probatoria. Questo significa che il documento sottoscritto non sarà valido e potranno anche sorgere problemi legati a contenziosi. Vediamo, quindi, come fare per verificare il valore legale della firma digitale: ecco un vademecum di regole per non sbagliare.
1. Informati sulle caratteristiche del certificato della firma digitale
Le firme elettroniche sono standard definiti dal regolamento europeo eIDAS per la sottoscrizione dei documenti informatici. Ci sono tipologie differenti di firme elettroniche, il termine infatti è generico. La firma digitale è parte di questo insieme: si tratta di un particolare genere di firma elettronica avanzata. È importante conoscere le caratteristiche della firma digitale per comprendere come utilizzarla al meglio ed evitare problemi. Per esempio, è fondamentale sapere che la firma digitale è basata su un certificato qualificato, oltre che sulla crittografia, che conferisce a questo standard un’alta efficacia probatoria. È, infatti, possibile verificare l’appartenenza e l’integrità del documento informatico su cui è posta.
Il certificato, elemento fondamentale per conferire il valore legale della firma digitale, ha però una scadenza fissata a tre anni dal momento dell’attivazione del dispositivo di firma digitale. Solo essendo informati sulla natura di questa tipologia di firma elettronica, capendo come funziona, si può avere la consapevolezza di questo dettaglio ed evitare di incappare in errori che possono compromettere la validità legale dei documenti sottoscritti. È proprio il certificato qualificato a fare in modo che la firma digitale sia valida. Se al momento dell’utilizzo per siglare un contratto o un altro documento informatico il certificato risulta essere compromesso, come indicato dal CAD, Codice dell’Amministrazione Digitale, il documento risulterà non sottoscritto. Questo perché il certificato, garantito da agenti certificatori qualificati, è univoco e permette di risalire all’identità del firmatario in modo sicuro. Senza, il documento informatico firmato non può disporre di quegli elementi di certezza dell’autore che gli conferiscono efficacia probatoria.
2. Assicurati che il certificato non sia stato revocato o sospeso
Il certificato che conferisce il valore legale della firma digitale può risultare non più valido anche perché revocato o sospeso. Queste situazioni si verificano in tre casi: se risulta necessario modificare i dati che compongono il certificato oppure se si perde o viene rubato lo strumento che contiene la firma digitale (come la smart card o il token). In caso di revoca, il valore legale della firma digitale sarà compromesso per sempre e non la si potrà mai più usare. La sospensione, invece, è reversibile e potrebbe essere eliminata. È importante, quindi, fare attenzione a queste condizioni, conservando sempre con cura il dispositivo della firma digitale.
3. Controlla il valore legale della firma digitale con il software del provider
I service provider che offrono il servizio di firma digitale, insieme al dispositivo di firma come la smart card o la chiavetta USB rilasciano un software. Con questo strumento è possibile verificare il valore legale della firma digitale, attraverso apposite funzionalità che consentono di vedere il certificato contenuto nello strumento informatico. Nel caso non si disponesse del software del provider, è comunque possibile reperire programmi simili online, che offrono lo stesso servizio. La verifica si può effettuare tramite software anche controllando la data di avvio della firma digitale, ricordando che il certificato scade dopo tre anni.
4. Svolgi controlli periodici sul valore legale della firma digitale
Nel momento in cui il valore legale della firma digitale è compromesso per la scadenza o la revoca del certificato, non si può far altro che acquistarne un’altra. Non si potrà, infatti, più utilizzare la stessa firma; l’unico caso in cui questo è possibile è se sia stata attivata una sospensione, procedura sempre revocabile. Per evitare la spesa legata all’acquisto di una nuova firma digitale, è importante che si controlli periodicamente la data di scadenza e lo stato del certificato. La cura dello strumento, infatti, permette anche di evitare la sorpresa di firmare un documento informatico per poi rendersi conto solo successivamente che non è valido. Situazione nociva per gli affari, che può portare a contenziosi o lungaggini burocratiche e che è facilmente evitabile con una verifica tramite software.
