Quale soluzione per l’archiviazione digitale: perché LegalSolutionDOC®

L’obbligo di usare il NSO – Nodo Smistamento Ordini per fare affari con gli enti del Servizio Sanitario Nazionale incombe. Per cogliere al meglio le possibilità offerte da questa innovazione e non subire passivamente l’innovazione, serve uno strumento gestionale adeguato. Una soluzione integrata, che non si limiti a curare un solo aspetto dei documenti fiscali ma contempli tutto il ciclo dell’ordine, garantendo un buon livello di automazione e dunque risparmio di costi e tempo. L’hub LegalSolutionDOC® di 2C Solution gode di queste caratteristiche. Vediamo le tre ragioni principali per adottare questo software.

Non solo NSO: la gestione documentale è completa

La piattaforma LegalSolutionDOC® non può essere descritta come una semplice soluzione di gestione documentale. Si tratta di molto di più, ovvero di una piattaforma in cloud con cui si possono gestire tutti gli aspetti legati ai documenti del proprio business. È un grande contenitore che offre soluzioni per l’intero ciclo dell’ordine, compresa la fatturazione elettronica e la creazione e gestione di documenti d’ordine elettronici da trasmettere tramite il NSO. Uno strumento che si integra con il sistema aziendale e consente di:

• Automatizzare le procedure: LegalSolutionDOC® consente di creare una fattura elettronica o un documento d’ordine e di inviarli attraverso i canali individuati dal legislatore (come PEC – Posta elettronica certificata, o l’infrastruttura standard europea PEPPOL) allo SDI – Sistema di interscambio o al NSO – Nodo Smistamento Ordini. Le operazioni risultano semplici e più veloci. Questo consentirà al personale che deve adempiere a tali obblighi di avere più tempo per altre attività, ottimizzando quindi il lavoro e la produzione. Per esempio, LegalSolutionDOC® offre la possibilità di cercare automaticamente in modo molto rapido i documenti archiviati. Inoltre, la piattaforma registra ogni operazione svolta sui propri documenti.
• Dematerializzare: LegalSolutionDOC® consente di abbracciare i vantaggi della dematerializzazione, permettendo di eliminare la carta. I documenti gestiti sono completamente digitali e così anche i processi per trattarli. Per esempio, con l’archiviazione e la conservazione svolta a norma, in forma quindi digitale come previsto dal Codice dell’amministrazione digitale, si potrà risparmiare spazio e garantire più sicurezza ai propri archivi. I documenti saranno sempre reperibili, consultabili e integri nel tempo. Inoltre, non si dovrà trovare spazio per faldoni cartacei in ufficio.
• Risparmiare costi: tra i vantaggi di usufruire di una soluzione di gestione del ciclo dell’ordine digitale, c’è il risparmio evidente di risorse. Una volta acquistata la piattaforma infatti, i costi di mantenimento sono irrisori, mentre adempiere agli obblighi di legge è gratuito. Si risparmia anche perché non è più necessario utilizzare la carta: ogni singolo foglio non ha un gran costo, ma le numerosissime risme utilizzate negli uffici per gli adempimenti burocratici certo pesano sul bilancio. Soprattutto in termini di spreco di tempo delle risorse umane impiegate nella gestione cartacea dei documenti.

Oltre a queste caratteristiche, va sottolineato che la piattaforma LegalSolutionDOC® non è pensata come un prodotto “finito”, ma può aiutare chi la utilizza anche ad affrontare gli adempimenti di legge che verranno promossi in futuro.

Una piattaforma in evoluzione

Infatti, 2C Solution, l’azienda che propone la piattaforma LegalSolutionDOC®, punta a sviluppare i propri servizi in un’ottica di ampliamenti futuri, in vista degli adempimenti normativi che si presenteranno nel tempo. Il costante aggiornamento dell’azienda, che lavora per anticipare gli obblighi di legge permettendo così a chi si serve della piattaforma di essere sempre “sul pezzo”, rende LegalSolutionDOC® uno strumento vivo e affidabile sul lungo periodo. Non c’è il rischio che un servizio non venga contemplato o che non sia garantita la compliance normativa, proprio perché da una parte la piattaforma permette l’ampliamento a moduli extra, dall’altra c’è grande attenzione alle costanti novità sulle norme.

Per queste caratteristiche, LegalSolutionDOC® si pone come uno strumento pionieristico nel mercato della digital transformation. In questo senso, 2C Solution sta svolgendo ricerche sulle nuove tecnologie, come i Big data e la blockchain, per sondarne tutti gli aspetti.

Sicurezza e affidabilità certificate

Il terzo motivo per cui si dovrebbe affidare la propria gestione documentale alla piattaforma LegalSolutionDOC® è l’elevato grado di sicurezza. L’azienda produttrice, 2C Solution, è accreditata presso AgID e dispone delle certificazioni ISO 9001:2015 e ISO 27001:2013, ISO 27017 e ISO 27018. Il primo standard riguarda i requisiti necessari affinché un sistema gestionale sia di qualità, la seconda norma invece tratta i requisiti per garantire una corretta gestione della security, la terza e la quarta sono specifiche per la gestione e la protezione dei dati in cloud.

L’azienda inoltre mette a disposizione un servizio di assistenza, un SOC – Security Operation Center che monitora lo stato dei servizi 24h/24 e, tra i progetti futuri, c’è quello di un’attività formativa strutturata per supportare le aziende nella digital transformation.