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I processi documentali sono uno dei fondamenti della produttività dell’azienda. Non adottarlo significa compromettere l’efficienza di tutto l’iter operativo. Significa esporsi a svantaggi, problemi, errori, ma anche a qualcosa di ben più grave: fuga di clienti e mancati guadagni.
Nessun business sano desidera minare la propria competitività, quindi è necessario che l’impresa sappia dotarsi di questo strumento. Ma andiamo con ordine.
Cosa sono, innanzitutto, i processi documentali? Si tratta, in pratica, di una procedura tecnologica prestabilita attraverso cui un documento può essere acquisito, protocollato, modificato, archiviato e, all’occorrenza, ricercato. In poche parole, è nient’altro che una tracciatura costante del ciclo di vita del documento stesso. La sua applicazione in azienda, come detto, può portare vantaggi evidenti e importanti: evita ad esempio che i documenti possano andare smarriti, che non si riesca a risalire alle persone che vi hanno lavorato, che le varie attività si arenino davanti a un documento irrintracciabile o che, estrema conseguenza, l’intero flusso di lavoro debba bloccarsi.
I vantaggi dei processi documentali si riversano su tutta l’azienda
È quindi evidente che i processi documentali siano ormai un elemento decisivo per una PMI improntata, come oggi deve essere, alla digitalizzazione. L’approccio analogico ostacola infatti pesantemente un’efficace gestione dei documenti, soprattutto in presenza di moli di dati (e-mail, fatture, contratti, ordini, DDT, preventivi, progetti) sempre più corpose.
Con i processi documentali, l’utente ha la possibilità di visualizzare lo stato in cui si trova in ogni momento il documento e ha modo di intervenire su di esso nel modo giusto. Non solo. Il documento potrà passare da un ufficio all’altro senza che i dati rischino di essere smarriti. Numerose persone potranno lavorarvi senza che questo comprometta l’integrità delle informazioni. Inoltre resterà sempre al sicuro e sarà sempre velocemente accessibile. Tutto ciò permetterà agli addetti non solo di gestire al meglio i flussi di lavoro, ma anche di concentrarsi in modo più approfondito sulle proprie mansioni, anziché sulla loro gestione.
Tecnologie dalle funzionalità sofisticate
Ma cosa significa, nel concreto, attuare i processi documentali in un’azienda? In che modo può intervenire la tecnologia?
Come abbiamo detto, la digital transformation ha trasformato l’archiviazione elettronica dei documenti in qualcosa di più. Ovvero, la digitalizzazione dei flussi di lavoro. Questo ha effetti sull’operatività di tutto il business: lo rende veloce, sicuro, efficiente e improntato al risparmio.
In questo quadro, attuare i processi documentali significa introdurre in azienda quelle tecnologie specifiche in grado di digitalizzare le varie attività di gestione dei documenti. Tali tecnologie prendono il nome di Document Management System.
Perché questi software si rivelino davvero efficaci, tuttavia, è necessario verificare che sappiano rispondere a una serie di esigenze specifiche. Una buona soluzione, in particolare, è quella che, tra le altre cose, saprà:
- Organizzare e catalogare con semplicità e precisione tutti i documenti amministrativi (fatture, DDT, ordini, libro inventari e libri di magazzino), la corrispondenza (e-mail, fax, lettere) e i documenti commerciali (offerte, brochure, foto, video);
- Gestire in modo efficace l’inserimento di metadati per rendere l’indicizzazione e l’archiviazione semplici e veloci;
- Sfruttare le varie funzionalità per: configurare indici/metadati per ricercare e filtrare i documenti; rinominare i documenti in archiviazione; assistere l’indicizzazione grazie al pre-caricamento di liste normalizzate; avviare i connettori con altri applicativi in fase di archiviazione dei documenti per recuperare dati aggiornati in tempo reale.
In quali casi è necessario affidarsi all’outsourcing?
È evidente che tali funzionalità richiedono competenze specifiche e tecnologie sofisticate per essere concretizzate. Ecco, quindi, che spesso è consigliabile che le aziende non si improvvisino, ma si affidino all’outsourcing per ottenere i risultati migliori.
Ma quali sono i casi in cui rivolgersi a soggetti terzi diventa necessario?
- In presenza di moli di documenti particolarmente ingenti;
- In mancanza di figure professionali interne capaci di occuparsi dei processi documentali in ogni loro aspetto (sistemi e procedure da implementare, caratteristiche da rispettare, normative in costante cambiamento da seguire…);
- Quando l’azienda ha l’esigenza di risparmiare sui costi di gestione di tali attività, per investire le proprie risorse economiche in altro modo (la gestione dei processi documentali in outsourcing evita all’azienda di accollarsi i costi, spesso notevoli, per le infrastrutture di archiviazione e messa in sicurezza dei documenti);
- Nel caso sia necessario ricevere consulenza e formazione sui processi documentali (ad esempio in termini di legislazione archivistica, redazione di titolari, progettazione di workflow documentali, sistemi di protocollazione…).
Affidarsi ai servizi in outsourcing per la gestione dei processi documentali può quindi rivelarsi, molte volte, strategico. Nonostante il suo impatto sia sottovalutato, questa funzionalità è infatti decisiva in termini di abbattimento dei costi e dei tempi amministrativi. E l’outsourcing risulta la scelta ottimale per ottenere il massimo da queste nuove possibilità tecnologiche grazie a soluzioni personalizzate.
La decisione di rivolgersi a un know how professionale specifico, e dunque a uno sguardo esterno qualificato, consentirà inoltre all’impresa di prendere coscienza delle potenzialità di miglioramento dei propri workflow documentali. E la condurrà verso soluzioni architettoniche di alto livello, finalizzate ad integrare nuove possibilità tecnologiche e procedure consolidate senza alcun trauma per il business.
