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Sono state pubblicate in Gazzetta Ufficiale il 12 marzo 2014, le nuove Regole tecniche per la conservazione dei documenti informatici (GU n. 59 del 12-3-2014 – Suppl. Ordinario n. 20). Tali regole sostituiscono le precedenti regole dettate dalla deliberazione CNIPA n°11 del 2004.
Tutte le aziende che intendono avviare un progetto di Conservazione Sostitutiva dal 11 aprile 2014, dovranno sottostare alle nuove regole. I software e le procedure dovranno essere conformi alla nuova normativa.
SolutionDOC ed il servizio LegalSolutionDOC già oggi, sono allineati alle nuove regole tecniche.
Tra le novità più importanti, segnaliamo il ruolo del responsabile della conservazione di cui sono definiti espressamente i compiti e conseguentemente i profili di responsabilità, tra cui il coordinamento fra le sue attività e quelle del responsabile del trattamento dei dati personali.
Le nuove regole tecniche introducono il concetto di “sistema di conservazione”, che assicura la conservazione dei documenti e dei fascicoli informatici con i metadati a essi associati, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie idonee a garantirne le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.
Tali requisiti, descritti dalla norma ISO/UNI 14721 Open archival information system (OAIS) verranno assicurati mediante la predisposizione di un processo di conservazione attraverso cui si provveda, in estrema sintesi, all’acquisizione e alla verifica del pacchetto di versamento, alla generazione del rapporto di versamento, alla preparazione del pacchetto di archiviazione sottoscritto con firma digitale o firma elettronica, qualificata del responsabile della conservazione e, infine, alla preparazione del pacchetto di distribuzione, sempre sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata.
I sistemi di conservazione esistenti dovranno adeguarsi alle nuove regole entro 36 mesi dall’entrata in vigore del decreto (prevista per il prossimo 11 aprile) secondo un piano dettagliato da allegare al manuale della conservazione. I lotti di documenti conservati fino ad oggi potranno continuare ad essere conservati con le precedenti regole tecniche o potranno essere riversati nel nuovo sistema di conservazione.
Ulteriore elemento di novità nelle Regole tecniche è rappresentato dalla previsione di modelli organizzativi relativi al sistema di conservazione, che devono essere esplicitamente definiti e tenuti logicamente distinti dall’eventuale sistema di gestione documentale.
La conservazione può essere realizzata dal Responsabile della conservazione all’interno della struttura organizzativa del produttore oppure affidata a un soggetto esterno mediante contratto o convenzione di servizio.