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Come si sposano NSO e PA con sicurezza, semplicità e comodità? Grazie a un software di gestione ordini XML in cloud, che sia in grado di offrire un aiuto concreto per adempiere agli obblighi della pubblica amministrazione. Il cloud è da tenere in considerazione per i vantaggi che comporta, a iniziare dai costi ridotti per la sua implementazione e manutenzione, fino al controllo da remoto e alla cyber security. Vediamo come scegliere la piattaforma gestionale in cloud più consona alle proprie esigenze, conoscendone i benefici che può portare alle aziende.
Software di gestione ordini XML meno costoso
Gli obblighi che man mano la pubblica amministrazione digitale pone in capo alle aziende suscitano in primis una preoccupazione tra tante: i costi da sostenere per l’adempimento. La stessa domanda riguarda ovviamente l’utilizzo del NSO – Nodo Smistamento Ordini, in arrivo a febbraio 2020. Se servirsi del NSO in sé è gratuito, in quanto lo strumento viene messo a disposizione del pubblico dallo Stato, lo stesso non è per la creazione e trasmissione dell’ordine elettronico. Si tratta del documento, nel particolare formato standard XML UBL, che transita dal Nodo Smistamento Ordini. Bisogna dotarsi di uno strumento gestionale integrato, capace di accompagnare l’azienda in tutte le fasi del ciclo dell’ordine.
Se tale software di gestione ordini XML è in cloud, si spende meno. La tecnologia è meno costosa rispetto alle tradizionali forme in house, inoltre anche la sua manutenzione e il controllo sono meno esosi in quanto sono facilmente gestibili da remoto. Per un’impresa l’investimento è irrisorio.
NSO, PA digitale e cloud: l’importanza della sicurezza
L’utilizzo del Nodo Smistamento Ordini, ma anche del Sistema d’interscambio nel caso della fatturazione elettronica, richiede la gestione di documenti contenenti dati personali. Per questo è particolarmente importante prestare attenzione agli aspetti legati alla cyber security del software di gestione ordini XML. Il cloud è una tecnologia più sicura di quella in house. I dati non sono conservati su un unico computer, ma su più server distribuiti anche fisicamente in luoghi diversi. Inoltre, i dati sono criptati: per questo, un attacco del cyber crime a un repository in cloud è difficile da mettere in pratica, richiede tempo e grandi capacità. Non è impossibile, certo, ma sicuramente la tecnologia in cloud abbinata a una password alfanumerica efficace scelta dall’utente seguendo i consigli degli esperti, rende il compito più arduo ai criminali informatici. A questo pro è importante assicurarsi che il provider che si intende scegliere investa costantemente nel migliorare i propri sistemi di sicurezza. Un buon fornitore per esempio può garantire il monitoraggio costante a tutte le ore del giorno dei sistemi, per individuare subito eventuali tentativi di attacco informatico, magari tenendo d’occhio la situazione attraverso l’impiego di un SOC – Security operations center. Utile che vengano svolti costanti penetration test, e verifiche sulla qualità e il funzionamento, evitando noie al cliente. Questi dovrà solo preoccuparsi di usare la piattaforma, al resto penserà il fornitore.
Business continuity e software di gestione ordini
Date queste caratteristiche del software di gestione ordini XML in cloud, di conseguenza anche la business continuity è maggiormente preservata. A proposito di business continuity, il cloud mette al riparo anche da errori operativi o problemi “materiali” che possono pregiudicare la conservazione dei dati. Nel caso dell’ordine elettronico per NSO e degli altri documenti legati alla digitalizzazione della PA, l’archiviazione e la conservazione a norma sono importanti. Un software di gestione ordini in cloud aiuta a adeguarsi alle regole facilmente, garantendo la compliance. Sono finiti i tempi in cui se si rompeva un hard disk era tutto perduto oppure se si strappava un foglio di carta si passavano guai: il cloud opera in una dimensione virtuale, rendendo immateriali i documenti ma sempre disponibili, accessibili e ben conservati.
Ovviamente, per l’importanza dell’ambito sicurezza, è indispensabile affidarsi a un provider di comprovata capacità e onestà. In aiuto delle aziende chiamate a scegliere, ci sono le certificazioni. Sono strumenti pensati apposta per attestare in modo oggettivo le qualità di un fornitore, sono quindi utili per guidare i clienti. Riguardo alle piattaforme in cloud, si può verificare se il provider della piattaforma che si è scelto di acquisire abbia conseguito, per esempio, la ISO 27017, che riguarda oltre quaranta generi di controlli di security dedicate al cloud, garantendo quindi al cliente il rispetto della compliance. Un altro utile particolare cui fare attenzione è la partnership a network come AWS – Amazon Web Services, che richiedono ai provider aggiornamenti costanti sulle ultime innovazioni, nonché standard tecnici e di sicurezza elevati, a livello internazionale.
Il software di gestione ordini XML più comodo
Non ultimo, non bisogna dimenticare che il cloud deve la sua diffusione anche alla grande comodità che comporta il suo utilizzo. Con il cloud, i propri documenti saranno disponibili da qualsiasi computer. Non sarà per forza necessaria, per esempio, la presenza fisica in ufficio: si può accedere al cloud anche dallo smartphone. Un sistema che incentiva lo smart working, con benefici non solo per l’azienda ma anche per i dipendenti.
La comodità insita in questa tecnologia è data anche dalla rapidità con cui permette di operare, grazie all’alto grado di automatizzazione delle procedure. Lavorare con NSO – Nodo Smistamento Ordini o per gli altri adempimenti della PA digitale, sarà quindi a prova di stress.
