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Il Nodo Smistamento Ordini da febbraio 2020 è entrato nella quotidianità delle aziende che fanno affari con il Servizio Sanitario Nazionale. Per trarre il maggior vantaggio possibile da questa innovazione, destinata a rivoluzionare il ciclo dell’ordine digitalizzando le procedure d’acquisto, è bene studiare il suo funzionamento. Non solo. Oltre a fare esperienza pratica con lo strumento serve abbinare la scelta di una soluzione informatica che garantisca la piena funzionalità del NSO, per garantire la semplificazione delle procedure. Del resto, era già disponibile la possibilità di formarsi attraverso la sperimentazione, resa disponibile grazie al MEF. Ora è urgente l’individuazione di un software gestionale adeguato per gestire le nuove procedure digitali: vediamo il percorso che ha portato a implementare questa innovazione, dalla fase di sperimentazione all’uso pratico e i consigli per scegliere il tool gestionale più adatto.
Il cammino verso il Nodo Smistamento Ordini: dalla proroga all’entrata in vigore dell’obbligo
Nei mesi precedenti all’entrata in vigore della fatturazione elettronica B2B professionisti e associazioni hanno chiesto a gran voce una proroga, segnalando la difficoltà di adottare i sistemi idonei ad adempiere alle richieste di legge. Per quanto riguarda il NSO – Nodo Smistamento Ordini, la proroga è arrivata davvero. Infatti, inizialmente l’entrata in vigore dell’obbligo di utilizzare il NSO era previsto per il primo ottobre 2019. Tuttavia, a settembre il MEF – Ministero dell’Economia e delle Finanze ha diramato la comunicazione di un cambio data. Si dovrà utilizzare il NSO a partire da febbraio 2020, tuttavia come spiegato sul sito della Ragioneria di Stato, la decisione a ottobre 2019 era in corso d’aggiornamento, in attesa degli appositi decreti ministeriali per fissare il giorno preciso. Nulla di male, per le aziende quanto per le pubbliche amministrazioni: questi mesi extra sono tornati utili per allenarsi in vista dell’entrata in vigore dell’obbligo. Un tempo sufficiente anche per valutare l’adozione di una soluzione informatica che aiuti nella gestione dei documenti d’ordine, creando file in formato UBL XML, offrendo un access point PEPPOL e provvedendo quindi in automatico alla trasmissione – o ricezione – dei file via Nodo Smistamento Ordini.
La scelta di un tool per il Nodo Smistamento Ordini
Nella scelta di un adeguato strumento gestionale per il Nodo Smistamento Ordini, bisogna fare attenzione a diversi aspetti. In primis, bisogna ricordare che dal NSO transitano documenti in formato UBL XML. Bisogna quindi dotarsi di un software capace di produrre file in questo standard internazionale e che sia in grado di inviarlo tramite uno dei canali di comunicazione con il NSO, così come di riceverlo. A proposito, per sfruttare al meglio questa tecnologia è importante anche conoscere il canale di comunicazione PEPPOL, perché è una novità: gli altri canali di comunicazione col Nodo Smistamento Ordini sono gli stessi della fattura elettronica, invece PEPPOL per molti rappresenta un nuovo protocollo mai utilizzato.
I vantaggi dei tool per il Nodo Smistamento Ordini
L’automatizzazione delle procedure tramite un adeguato software permette all’azienda fornitrice della pubblica amministrazione di risparmiare tempo, attraverso la velocizzazione di pratiche altrimenti lunghe e tediose. Il risparmio è anche di risorse, in quanto i dipendenti trovando facile inviare gli ordini potranno dedicarsi anche ad altro nell’arco della loro giornata lavorativa, senza impazzire per la riconduzione delle fatture o l’archiviazione dei diversi documenti digitali. Un aspetto questo importante: la conservazione a norma permette di custodire per sempre documenti che siano accessibili e leggibili, una soluzione utile anche in caso di ispezioni. Si potranno valutare soluzioni in cloud o in house, scegliendo un’azienda che preveda anche la consulenza e la formazione al personale nell’uso del sistema informatico. Questo porta a evitare errori, fattore comunque ridotto grazie all’automatizzazione delle procedure.
