La conservazione digitale: perché sceglierla?

Da qualche tempo a questa parte si sente sempre più parlare di conservazione digitale e delle nuove regole tecniche che sono entrate in vigore lo scorso 11 Aprile 2017 (D.P.C.M. 3 dicembre 2013).

Per un’azienda l’adeguamento alle nuove regole tecniche comporta una vera e propria rivoluzione dei processi per quanto riguarda aspetti tecnici, normativi ed archivistici.

Significa infatti avere la possibilità di abbandonare definitivamente il supporto analogico per gestire e conservare l’intero patrimonio informativo con modalità digitali secondo procedure standard predefinite.

Le ragioni per cui attivare un progetto di conservazione digitale dei documenti sono molteplici; oltre ad un’importante riduzione dei tempi necessari per reperire documenti ed informazioni, si evidenzia un significativo miglioramento della capacità organizzativa all’interno dei vari settori aziendali, caratterizzata da un maggiore controllo ed una enorme facilitazione di scambio dei documenti all’interno della azienda che favoriscono un’implementazione delle procedure di controllo di gestione interne che si traduce in notevoli risparmi economici.

Inoltre, l’abbattimento dei costi di gestione dei documenti mediante l’eliminazione degli spazi destinati esclusivamente all’archiviazione documentale si accompagna ad un inevitabile aumento della produttività, grazie al reimpiego delle risorse in attività core per l’impresa, nonché ad una contrazione dei tempi di risposta in caso di richieste documentali da parte delle Autorità preposte.

Il tutto si completa con l’obbligo di conservare digitalmente i documenti con rilevanza fiscale.

Ci tenevamo a mettere in luce questi aspetti, nel caso la tua Azienda non avesse ancora deciso di intraprendere questa strada.

… e nel caso fossi incuriosito da questa prospettiva, ti basterà contattarci, e saremo felici di valutare con te i servizi che possiamo mettere a tua disposizione e che potranno aiutarti nel compiere questa transizione.

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