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Un buon intermediario Peppol può aiutare un’azienda a sviluppare proficuamente il proprio business, sfruttando le occasioni della digitalizzazione. Non si tratta solo di scegliere un provider di servizi che si occupi di implementare le tecnologie necessarie per utilizzare Peppol, l’infrastruttura standard internazionale per lo scambio dei documenti commerciali. Al contrario, scegliere l’intermediario Peppol rappresenta un momento cruciale da affrontare con attenzione. Ecco come mai questa figura è indispensabile e quali sono i consigli per non sbagliare scelta.
Perché serve un intermediario Peppol
Sul mercato non è arduo trovare un intermediario Peppol, perché è una componente indispensabile per le aziende che vogliono mantenersi competitive sul mercato, alla luce dei nuovi strumenti tecnologici individuati dalla normativa nazionale e comunitaria. Gli esempi più attuali riguardano il Nodo Smistamento Ordini e la fattura elettronica europea. Infatti, da febbraio 2020, le imprese che lavorano come fornitrici degli enti del Sistema Sanitario Nazionale devono usare il NSO – Nodo Smistamento Ordini per trasmettere i documenti d’ordine elettronici agli enti del Servizio Sanitario Nazionale. Una tecnologia che in futuro sarà ampliata anche agli altri settori pubblici, come già annunciato dalla Ragioneria di Stato. Invece, entro aprile 2020 tutte le pubbliche amministrazioni dovranno essere in grado di gestire la fattura elettronica in formato europeo. Per entrambi questi strumenti, Peppol è stato scelto dai legislatori come infrastruttura di comunicazione e di scambio documentale. Una sorta di autostrada digitale che collega il mittente e il destinatario del documento d’ordine o della fattura elettronica europea connettendoli ai nodi di interscambio. Tuttavia, un’azienda non può semplicemente usare Peppol in autonomia. Non si tratta di un portale o di un software che si può utilizzare tramite dashboard, per esempio. Per servirsi dell’infrastruttura di Peppol, è necessario servirsi di un access point: questo è l’intermediario Peppol.
Intermediario Peppol, tutti i vantaggi
Per utilizzare un intermediario Peppol bisogna siglare un contratto con un provider di tale servizio. Solitamente, i fornitori di hub di gestione documentale offrono anche questa funzionalità, per cui si può indirizzare verso lo stesso provider da cui ci si è serviti per il software di fatturazione elettronica o Nodo Smistamento Ordini. Con questo strumento, ci si potrà mantenere compliant alla normativa, utilizzando le soluzioni tecnologiche indicate dalle leggi. Tuttavia, va sottolineato che vi è un ulteriore grande beneficio per l’azienda che usa l’access point intermediario Peppol: quello di una completa automatizzazione delle procedure. Non bisogna praticamente fare nulla. Infatti, una volta creato il documento digitale con il proprio software, lo si inoltra a Peppol direttamente dal gestionale attraverso l’intermediario. Viene quindi totalmente annullata la burocrazia, con tre vantaggi fondamentali:
- grande risparmio di tempo;
- controllo delle risorse ed eliminazioni di costi superflui come la carta;
- riduzione del rischio di commettere errori, per esempio legati al data entry o all’invio a un destinatario errato.
Benefici che si ripercuotono su tutta l’attività aziendale, organizzativa e produttiva, con beneficio dell’intera impresa. Qualcosa quindi che va ben oltre il mero adempimento normativo.
Come scegliere l’intermediario Peppol: le caratteristiche
Ma se abbiamo da subito detto che trovare un intermediario Peppol non è un compito difficile, data la presenza di più fornitori di servizi sul mercato, è utile conoscere gli aspetti da considerare nel ponderare la propria scelta. Perché un intermediario Peppol dovrebbe essere migliore di un altro, ci si può chiedere, cadendo nell’errore di scegliere a caso o solo per il sentito dire su aziende più o meno note. Invece meglio stare attenti a cinque aspetti quando si sceglie il servizio di un intermediario.
1. Iscrizione dell’intermediario Peppol all’AGID
In primis, è fondamentale accertarsi che il service provider che si è puntato come possibile intermediario Peppol sia iscritto negli elenchi di Agid come access point. Agid infatti è Peppol authority per l’Italia, ha dunque il compito di gestire e organizzare tutto quello che ruota attorno a questa tecnologia. Agid si occupa anche di certificare le aziende che offrono servizi di access point: una volta che sono state condotte le verifiche sull’affidabilità del provider e la sua capacità di offrire il servizio, il nome viene inserito in un elenco pubblico che è bene consultare. Una garanzia per il cliente, che saprà di affidarsi a un access point testato, controllato e serio. Un dettaglio non trascurabile, visto che attraverso l’intermediario Peppol vengono trasmessi dati e documenti rilevanti e particolari.
2. Attenzione alla sicurezza
A questo pro, è importante anche considerare l’attenzione che il provider riserva alla sicurezza. Per esempio, se svolge costanti monitoraggi sui propri sistemi, se ha subito data breach e come ha reagito agli incidenti, se ci sono stati episodi particolari in passato.
3. Un intermediario Peppol esperto
Bisogna anche tenere conto dell’esperienza dell’azienda, da quando è presente sul mercato. Un provider che da trent’anni si occupa di gestione documentale e ora offre anche il servizio di access point avrà sviluppato nel tempo competenze tecniche e manageriali che possono essere sicuramente utili ai clienti.
4. Certificazioni
Un plus è dato dalle certificazioni specifiche attribuite da enti super partes al provider, che attestano le capacità dell’azienda.
5. Intermediario Peppol e normativa
Ultimo ma non meno importante, bisogna valutare se l’intermediario si aggiorna con frequenza sulla normativa internazionale. Peppol è destinato a essere sempre più utilizzato, è importante considerare il provider dell’access point un investimento per il futuro.
