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Il NSO – Nodo Smistamento Ordini è in arrivo: a febbraio 2020 diventerà obbligatorio per trasmettere i documenti d’ordine tra fornitori ed enti del Servizio Sanitario Nazionale. Tra le imprese è viva la preoccupazione di non riuscire ad arrivare preparati in tempo per utilizzare al meglio questo utile strumento di procurement digitale. Il compito di guidare le aziende verso un sereno approccio a questa innovazione spetta a consulenti, uffici commerciali interni, formatori e responsabili vendite di soluzioni informatiche idonee per facilitare l’uso del NSO. L’importante è che l’azienda predisponga una propria roadmap: formazione, adozione di un software di gestione documentale e sperimentazione diretta con NSO sono tre step utili da consigliare ai clienti. Vediamo perché.
NSO, importante informarsi e conoscere i benefici della digitalizzazione
Vivere l’entrata in vigore dell’obbligo di utilizzare il NSO come un noioso adempimento porta a chiudersi di fronte all’innovazione e a rifiutare l’avanzamento tecnologico della pubblica amministrazione. Un atteggiamento poco costruttivo che porta a considerare il Nodo Smistamento Ordini un mero obbligo cui sottostare, sbuffando e ritenendolo inutile. Per affrontare in modo virtuoso la sfida che il NSO pone, è importante per le aziende comprenderne l’utilità e i vantaggi che porta.
A questo pro è utile informare i clienti non solo riguardo alla normativa, ma anche sugli scenari che l’utilizzo del Nodo Smistamento Ordini comporta per il proprio business. Capire i vantaggi del nuovo strumento aiuta manager e dipendenti a “digerire” meglio l’obbligo di legge. È quindi fondamentale spiegare alle aziende che il NSO porta:
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- Risparmio di tempo attraverso l’automatizzazione delle procedure
- Una migliore gestione documentale, più precisa e sicura
- Ottimizzazione dei processi interni aziendali
- Controllo dei costi
- Riduzione della burocrazia
Le aziende devono conoscere questi benefici, per arrivare alla data dell’entrata in vigore dell’obbligo con leggerezza.
Adottare soluzioni per l’integrazione dei sistemi
È necessario arrivare all’avvio dell’obbligo pronti anche dal punto di vista tecnologico. È innegabile infatti che il nuovo strumento previsto dalla pubblica amministrazione richieda passi in avanti alle aziende nell’adozione di nuove tecnologie. Non si può creare un ordine elettronico semplicemente usando un programma di scrittura e poi pensare di inviarlo con successo tramite Nodo Smistamento Ordini. Il NSO infatti richiede l’utilizzo di file in formato standard UBL XML. Per creare questa tipologia di file è necessario integrare nei propri sistemi aziendali opportune soluzioni informatiche che siano in grado di generare e gestire ordini elettronici in formato UBL XML. È dunque indispensabile mostrare ai propri clienti i software di gestione documentale più indicati per questo scopo, spiegando loro le diverse funzionalità e fornendo supporto anche nella formazione e assistenza ai dipendenti che dovranno andare a utilizzare lo strumento quotidianamente.
I vantaggi di una soluzione informatica integrata per il Nodo Smistamento Ordini saranno visibili da subito. Per esempio, i dipendenti non dovranno perdere ore preziose di lavoro per realizzare i documenti e inviarli in modo corretto. Un adeguato strumento digitale sarà in grado di generare un file in formato UBL XML in modo automatico, trasmettendolo poi al NSO tramite uno dei canali di comunicazione autorizzati. Uno di questi è il protocollo Peppol. La comodità nell’utilizzarlo sta nel fatto che un buon provider di soluzioni gestionali informatiche può anche essere access point accreditato presso AgID e dunque garantire la possibilità di trasmissione automatica dei file al Nodo Smistamento Ordini.
Fare pratica per conoscere il NSO
La Ragioneria di Stato, ente del MEF – Ministero dell’economia e delle finanze, dà la possibilità alle aziende private e pubbliche di usare in via sperimentale il Nodo Smistamento Ordini prima dell’effettiva entrata in vigore dell’obbligo. Questa opportunità è spiegata nel decreto del 7 dicembre 2018, il provvedimento che ha introdotto il NSO. Dunque, le aziende possono fare in modo di imparare concretamente a usare il Nodo. Una volta che ci si è attrezzati con un sistema di gestione documentale integrato, dunque potendo creare file in UBL XML, basterà seguire le istruzioni fornite con le linee guida della Ragioneria di Stato per predisporre ordini elettronici “finti”, privi di valore legale. Una vera e propria prova senza conseguenze, da consigliare ai propri clienti per prepararsi al meglio ed essere pronti quando invece bisognerà utilizzare il Nodo Smistamento Ordini per davvero.
Anche in assenza dell’obbligo infatti, è importante prendere la maggior confidenza possibile con l’innovativo strumento, affinché la tecnologia faccia un po’ meno paura. Esiste anche la possibilità di usare il Nodo Smistamento Ordini per davvero, trasmettendo reali documenti d’ordine digitali, prima dell’entrata in vigore dell’obbligo. In tal caso però la legge indica che bisogna abbandonare le vecchie modalità di invio degli ordini. È quindi una scelta drastica, che si può consigliare di adottare una volta che si è fatto pratica attraverso la modalità sperimentale.
