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La digitalizzazione della gestione documentale è un percorso in divenire. Non è realistico ritenere che l’innovazione in questo ambito si concluda una volta introdotta la fatturazione elettronica europea o l’ordine elettronico o un altro degli adempimenti che i legislatori nazionali ed europei hanno in programma di varare in questi anni. Di pari passo con la necessità di semplificare il settore, infatti, avanza anche un altro aspetto: quello della sperimentazione tecnologica. Se da un lato le attuali soluzioni digitali consentono di rispondere ai bisogni di oggi, le nuove tecnologie, come l’intelligenza artificiale o i Big data, lasciano prevedere scenari futuri di ulteriori e differenti applicazioni. Parlando di gestione documentale, particolarmente interessante è approfondire il ruolo che potrebbe avere la tecnologia blockchain. Approfondiamo l’argomento, ipotizzando anche il caso concreto della fatturazione elettronica basata sui registri distribuiti.
Che cos’è la blockchain e perché è interessante per la gestione documentale
Prima di scendere nel dettaglio, tuttavia, è bene chiarire che cosa sia la tecnologia blockchain, per capire come può essere utile nella gestione documentale. Blockchain letteralmente significa “catena di blocchi” e consiste in un registro digitale che non può essere soggetto a modifiche. I “blocchi” sono raggruppamenti di dati che seguono un ordine cronologico e non sono suscettibili di mutazioni, in cui le informazioni sono distribuite. Non vi è quindi un’anima centrale che amministra il tutto, come nel caso di una banca dati tradizionale. Questo fa della blockchain un sistema affidabile che garantisce alti livelli di tracciabilità e anche di sicurezza. Il sistema non è ovviamente del tutto inattaccabile, nessuno strumento digitale lo è, ma la decentralizzazione tipica delle blockchain rende molto complesso mettere a segno un attacco informatico. Inoltre, il registro distribuito applica la crittografia, per ulteriore protezione.
Le informazioni, quindi, godono di un’elevata protezione, il che fa di questa tecnologia un possibile strumento per l’utilizzo in ambito documentale. I documenti di business, come le fatture elettroniche o gli ordini elettronici, coinvolgono numerosi dati sensibili che è bene proteggere. Considerando sempre la sicurezza, la blockchain può certificare l’autenticità dei documenti: questo, in primis, per la peculiarità che prevede come le informazioni contenute nei “blocchi” siano immodificabili e mantengano la loro integrità. Oltre a ciò, ulteriori garanzie derivano dal fatto che la blockchain consente anche la validazione temporale del documento, caratteristica riscontrabile pure con l’utilizzo degli smart contract che dispongono di marche temporali.
Perché investire in blockchain per la gestione documentale
Le possibilità offerte da questa innovazione sono la chiave del crescente interesse nei suoi riguardi. Secondo il report pubblicato a gennaio 2020 dall’Osservatorio Blockchain&Distributed Ledger del Politecnico di Milano, nel corso del 2019 il mercato mondiale della blockchain è cresciuto del +56%, raggiungendo solo in Italia il valore di 30 milioni di euro. I settori in cui sono stati maggiormente applicati progetti sono quello finanziario e l’ambito pubblico, su tematiche principalmente legate a pagamenti, gestione documentale e supply chain. Questo è lo scenario globale, in cui Stati Uniti, Corea del Sud e Cina risultano essere i Paesi con più casi di implementazione di questa tecnologia. In Italia gli investimenti sono cresciuti del 100% rispetto al 2018, con sedici progetti attivi: il nostro Paese è il secondo nel Vecchio continente, dietro al Regno Unito. Tuttavia, emerge dal report che in Italia tra le imprese c’è ancora poca consapevolezza delle possibilità offerte da questa tecnologia. Eppure non mancano i riscontri positivi delle aziende che già se ne stanno servendo. Secondo l’indagine del Politecnico di Milano, i principali vantaggi nello sviluppo di progetti legati alla blockchain in azienda sono:
- Migliore condivisione delle informazioni tra i soggetti coinvolti nella supply chain;
- Maggiore automatizzazione dei processi, che si traduce in particolare in migliorie nella riconciliazione tra pagamenti e dati (un aspetto fondamentale per il ciclo dell’ordine e la fatturazione, spesso foriero di disagi per i reparti amministrativi che perdono molto tempo a far quadrare il tutto);
- Più sicurezza, in particolare riduzione delle frodi;
- Crescita della fiducia.
Investire in progetti che coinvolgono la blockchain è quindi un’utile spinta per l’innovazione dell’azienda, la quale potrà così mantenersi competitiva e al passo con l’evoluzione tecnologica.
Due esempi concreti
In generale quindi, la gestione documentale tramite blockchain fornisce il valore aggiunto della fiducia. Per esempio, in un sistema di fatturazione elettronica, ogni fattura sarà certificata e registrata: tutti i soggetti coinvolti condivideranno le informazioni relative al documento, così di volta in volta che le fatture saranno registrate. In questo modo, attraverso questo innovativo sistema, si terrà traccia di ogni scambio documentale avvenuto nell’ambito del rapporto commerciale.
Nel caso delle fatture anticipate poi, la blockchain offre garanzie alle banche che vantano crediti sul soggetto che fattura. La registrazione della fattura infatti certifica il rapporto, validandolo.
