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Molti fornitori della pubblica amministrazione avranno sospirato di sollievo alla notizia della proroga dell’obbligo di utilizzare l’NSO – Nodo Smistamento Ordini. Il sistema inizialmente doveva essere usato per lo scambio di documenti d’acquisto con gli enti del Servizio sanitario nazionale a partire dal primo ottobre 2019, ma un decreto pubblicato a settembre ha rinviato il tutto ai primi mesi del 2020. Eppure, l’introduzione di un servizio come il Nodo Smistamento Ordini non dev’essere visto dalle imprese come un mero, noioso obbligo cui adempiere. Piuttosto è un’opportunità, un trampolino per innovarsi sempre di più e stare al passo con i cambiamenti digitali della pubblica amministrazione.
Fornitori della pubblica amministrazione, come restare al passo con l’NSO
Il 2019 è stato un anno di grandi cambiamenti per la gestione documentale fiscale di aziende e professionisti. Il primo gennaio 2019 è diventata obbligatoria la fattura elettronica B2B, una rivoluzione che ha sconvolto la quotidianità di commercialisti, aziende e clienti. I fornitori della pubblica amministrazione tuttavia erano già pronti all’evenienza, perché sin dal 2015 esiste l’obbligo di fatturazione elettronica verso gli enti pubblici.
Con il Nodo Smistamento Ordini, ancora una volta i fornitori della pubblica amministrazione si fanno pionieri nell’utilizzare uno strumento innovativo. Un sistema che il Ministero, tramite la Ragioneria di stato, ha già annunciato non sarà limitato allo scambio di documenti d’acquisto con gli enti pubblici sanitari, ma al contrario verrà ampliato a tutte le altre pubbliche amministrazioni. Dunque, i fornitori della pubblica amministrazione hanno in questo modo la possibilità di essere pronti per quando l’obbligo coinvolgerà tutti gli scambi d’ordine con l’amministrazione pubblica.
Vantaggi dell’NSO per i fornitori della pubblica amministrazione
Ovviamente, servirsi del Nodo Smistamento Ordini permette anche di mantenersi competitivi sul mercato e di non perdere clienti della pubblica amministrazione, in quanto per legge dall’introduzione dell’obbligo non si potranno più usare strumenti di altro genere per lo scambio documentale in ambito appalti. Ma bisogna sapere che con questo strumento le possibilità di business non solo verranno mantenute, ma aumenteranno anche: questo perché il Nodo Smistamento Ordini è stato pensato in un’ottica di standardizzazione e internazionalizzazione.
Fornitori della pubblica amministrazione verso uno standard internazionale
Per capire come questo sia possibile, è necessario approfondire la natura dei documenti che transiteranno attraverso il Nodo Smistamento Ordini. Il legislatore ha scelto come formato per gli ordini l’UBL XML. Si tratta di uno standard per i documenti fiscali, riconosciuto a livello internazionale, che permette di realizzare circa sessanta tipologie differenti di documenti. Tra questi, appunto anche quelli per gli ordini d’acquisto. Ma non solo: infatti, è il formato individuato anche per la fattura elettronica europea, innovazione verso cui le politiche di digitalizzazione nell’Unione Europea puntano. In formato UBL XML sono anche i documenti che passano da PEPPOL, uno dei quattro canali che comunicano con il NSO. Anche PEPPOL è uno standard internazionale per la trasmissione documentale.
Processi più semplici per i fornitori della pubblica amministrazione
Tutte queste peculiarità permettono di capire il contesto entro cui si pone l’introduzione dell’obbligo di usare il Nodo Smistamento Ordini. Si va verso uno scenario europeo standardizzato, dove sarà più semplice scambiare documenti fiscali, con benefici per tutti. La pubblica amministrazione godrà sempre di più dell’interoperabilità dei sistemi, semplificando le procedure, con conseguenze positive anche per i fornitori. Infatti, i fornitori della pubblica amministrazione saranno alle prese con processi semplificati e ottimizzati, che permetteranno da una parte di velocizzare gli scambi e ridurre gli errori, dall’altro anche di ampliare il proprio business all’estero. Non ci sarà infatti più il problema, in futuro, di una burocrazia complessa che alza muri laddove sarebbe invece benefico rendere le cose più facili.
Per arrivare a questo traguardo tuttavia, è necessario compiere una serie di passi graduali. Il Nodo Smistamento Ordini rappresenta proprio un ulteriore gradino verso la cima della digitalizzazione delle procedure documentali pubbliche e private.
I vantaggi dell’automazione per i fornitori della PA
I fornitori della pubblica amministrazione però potrebbero trovarsi spaventati all’idea di dover affrontare tecnicamente il nuovo strumento NSO. Abbracciati gli ideali che l’innovazione porta con sé, resta il problema di imparare a gestire una tecnologia nuova, in un ambito delicatissimo e rischioso come quello degli appalti pubblici. Per ovviare al problema, la Ragioneria di Stato ha messo a disposizione una modalità sperimentale per capire come funziona il Nodo Smistamento Ordini. Non solo, è anche possibile servirsene ufficialmente e per davvero sebbene non sia ancora scattato l’obbligo. Chiaramente, questa seconda opportunità vale solo per gli scambi documentali con gli enti pubblici del Servizio Sanitario Nazionale, cioè la prima pubblica amministrazione che sarà coinvolta nel progetto NSO.
Il Nodo Smistamento Ordini inoltre per essere usato richiede procedure automatizzate, garantite con l’ausilio di strumenti informatici. I vantaggi sono una maggiore velocità nell’adempiere ai doveri burocratici, con conseguenti risparmi di tempo e risorse. Il personale impiegherà poco per trasmettere i documenti, non ci sarà nemmeno più il problema di dover ricondurre le fatture agli ordini grazie all’interoperabilità dei sistemi. Soprattutto, si eviteranno errori dati dall’inserimento manuale delle informazioni, evitando spiacevoli conseguenze per i fornitori della pubblica amministrazione.
