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In termini di semplicità e rapidità, la firma SMS è il culmine dei vari tipi di sottoscrizione digitale dei documenti. Questa soluzione incarna, infatti, il concetto di facilità massima e influisce in modo decisivo sull’efficienza delle procedure e sulla customer satisfaction.
Metterla a disposizione della clientela è quindi un valore aggiunto importante, capace di accrescere la fidelizzazione e al contempo snellire i processi di business. Le motivazioni sono evidenti: per apporre la firma SMS, l’utente necessita solo di un device personale (smartphone o tablet). Niente di più. Può essere dove vuole, può farlo nel momento in cui è più comodo, può sentirsi libero di agire velocemente. In un contesto in cui la ricerca del benessere personale (lato utente) e dell’ottimizzazione dei processi (lato impresa) sono priorità costanti, una risorsa tecnologica di questo tipo può letteralmente fare la differenza.
Uno strumento tecnologico che richiede solo uno smartphone
Il servizio di firma SMS è rivoluzionario perché, a differenza delle altre tipologie, consente di firmare o far firmare documenti senza bisogno di hardware specifici. Nel concreto, la procedura prevede alcuni passaggi chiave (dalla selezione del tipo di firma alla scelta del template), che si concludono con l’invio di un link al firmatario tramite SMS (o e-mail). La firma può quindi essere applicata direttamente dal proprio smartphone, dopo la completa visione del materiale, con un semplice clic.
Il processo, che può essere monitorato in ogni sua fase, è dunque estremamente rapido e si conclude con l’archiviazione del documento. Una buona soluzione tecnologica per la gestione documentale offrirà, infatti, la possibilità non solo di firmare da remoto il contratto, ma anche di archiviarlo e indicizzarlo una volta espletata la pratica. Il documento potrà, quindi, essere ricercato tramite query testuale e, al contempo, sarà conservato a norma in modo automatico, senza altri adempimenti da parte dell’impresa.
Vantaggi di business legati all’uso della firma SMS
Il grande valore aggiunto della firma SMS è dato dal superamento di qualunque vincolo fisico. Non sono quindi necessari token, chiavette o smart card fisiche. Dal punto di vista tecnico, il suo fondamento è infatti una smart card virtuale abbinata a una password usa-e-getta (OTP), al più accompagnata da un software di firma e verifica. Non avendo bisogno di ricevere particolari kit di firma, l’attivazione risulta molto più rapida rispetto alla normale firma digitale.
Ma non solo.
I vantaggi di business dati da una buona piattaforma di gestione della firma SMS vanno anche oltre, influendo in modo sostanziale sull’efficienza delle procedure:
- Permette una rapida autenticazione degli utenti in maniera sicura e pienamente legale;
- Prevede operazioni automatiche che snelliscono al massimo le incombenze dell’operatore;
- Si integra con il sistema gestionale e documentale;
- Automatizza le procedure, archiviando i documenti firmati nel pieno rispetto della compliance normativa.
Benefici lato utente a vantaggio della customer experience
Anche dal lato utente i benefici dati dall’uso della firma SMS sono evidenti. Si tratta infatti di una soluzione tecnologica che va a pieno vantaggio della customer experience. E non per la sola questione della semplicità e rapidità d’uso: al centro si pone infatti anche l’aspetto della sicurezza.
In questo senso, con la firma SMS le garanzie a vantaggio dell’utente sono concrete:
- Solo il cliente dispone delle credenziali necessarie per l’accesso al servizio di firma;
- Solo con le password OTP è possibile sbloccare le credenziali di firma, che dal punto di vista tecnologico sono uniche e univocamente associate al firmatario;
- Le credenziali di firma sono mantenute cifrate: terze persone non hanno modo di utilizzarle né di accedervi;
- Il controllo sul dispositivo di telefonia mobile è nelle piene mani dell’utente.
Supportato dall’uso di una buona piattaforma di gestione dei processi di firma, il cliente sarà dunque in grado di:
- Visionare all’interno della propria area riservata tutte le parti del documento informatico;
- Identificare in modo rapido e intuitivo dove applicare la firma;
- Ripetere, se ne ha necessità, la firma apposta prima della conferma.
A tutto questo va aggiunto un elemento fondamentale: l’uso della firma elettronica avanzata, in questo caso nella forma remota, risponde appieno alle prescrizioni della compliance normativa. Discorso che vale anche per la successiva conservazione a norma consentita dalla piattaforma di gestione, la quale garantisce, durante l’arco temporale di mantenimento, la disponibilità, l’integrità, la leggibilità e l’autenticità del documento.
