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Sottoscrivere contratti, garantire un servizio rapido e semplice da usare: la firma remota telco rivoluziona i processi amministrativi del settore, a vantaggio di aziende e clienti. I benefici si concretizzano in flussi documentali più veloci ed efficienti, una risorsa utile in tutti i settori produttivi dove gli intoppi burocratici possono significare ripercussioni negative nella relazione con i clienti, a discapito del proprio business e della propria immagine aziendale. L’adozione delle funzioni di firma elettronica da remoto aiuta a evitare questi rischi, grazie al ricorso alla digitalizzazione che rende ogni aspetto più facile e immediato. Utile, quindi, approfondire quali sono i cinque principali vantaggi della firma remota telco, per capire meglio come funziona questo strumento che non richiede smart card e che si può usare dappertutto.
1. Firma remota per le Telco, ecco perché è comoda e semplice
La funzione di firma remota consiste nel poter applicare una firma elettronica o digitale a un documento a distanza, in qualsiasi posto ci si trovi e da qualsiasi dispositivo si lavori. Un vantaggio notevole per raggiungere clienti lontani geograficamente e poter disporre di questa tecnologia anche senza smart card. La firma remota telco, infatti, prevede l’utilizzo di una semplice app o di un sistema web service per accedere al servizio di sottoscrizione, per cui non è necessaria la smart card o il token richiesti solitamente per applicare la firma digitale. Si potranno, quindi, usare i propri dispositivi, accedendo allo strumento in pochi passi, autenticandosi e avviando il processo per inserire la firma sul documento desiderato.
La soluzione ha rivelato tutto il suo potenziale, per esempio, durante l’emergenza coronavirus, quando è stato necessario ricorrere a strumenti digitali che consentissero di svolgere i processi amministrativi da remoto. Le risorse di questa innovazione hanno permesso ad aziende e professionisti di portare avanti il proprio business pur trovandosi in situazioni di restrizioni. Facile, quindi, pensare all’impatto positivo anche in condizioni “normali” di lavoro.
2. Velocizzazione dei processi
La firma remota telco rende più veloci i processi amministrativi. Questo strumento, infatti, per le sue caratteristiche tecniche che lo rendono semplice da usare e immediato, è rapido. Non si dovranno più attendere ore o giorni per la sottoscrizione di un contratto – perché magari non si ha l’immediata disponibilità di uno strumento adeguato per la firma digitale, come il lettore smart card, o peggio perché si vuole ricorrere a una firma olografica e quindi bisogna rincorrere persone sempre impegnatissime.
Con la firma remota telco tramite smartphone o web service si possono espletare in pochi minuti pratiche strategiche per la propria attività, accelerando i tempi e chiudendo i contratti il prima possibile. Questo livello di automatizzazione si ripercuote positivamente su tutte le procedure amministrative che non dovranno subire le classiche lungaggini della burocrazia.
3. Tutto sotto controllo con la firma remota per le Telco
La firma remota telco consente di avere sempre sotto controllo tutta la documentazione firmata. Molti provider che offrono questo servizio sul mercato, infatti, provvedono anche all’idonea archiviazione dei documenti sottoscritti, in adeguamento alle disposizioni normative previste dal Codice dell’amministrazione digitale, che indica come sia fondamentale garantire la perpetua accessibilità del documento, che dev’essere mantenuto integro e leggibile nel corso del tempo. Una sicurezza per chi sottoscrive contratti, perché la documentazione siglata con la firma remota telco sarà sempre valida e dissiperà i rischi di controversie.
4. Documenti con valore legale
Semplicità di esecuzione non significa superficialità. La firma remota telco riduce le tempistiche relative ai processi amministrativi, ma non per questo è uno strumento da sottovalutare sul piano legale. La differenza rispetto a una comune firma elettronica è insita solamente nella modalità in cui viene applicata. Non si usano smart card e token, ma i certificati digitali che conferiscono il valore probatorio alla firma sono inseriti nello strumento. Questo permette di identificare con assoluta certezza la persona che ha sottoscritto il contratto, senza il rischio di falsi.
Di conseguenza, il valore legale è identico a quello individuato dagli standard del regolamento eIDAS. La firma remota telco si può, quindi, utilizzare per sottoscrivere consensi privacy, contratti generici, ordini, fino ai contratti bancari e alle assicurazioni.
5. Più sicurezza con la firma remota per le Telco
Gli strumenti di firma remota telco, anche se si possono utilizzare dai propri dispositivi personali come smartphone o computer, sono sicuri. Sono basati su sistemi in cloud per garantire la fruibilità del servizio: i provider che sul mercato propongono soluzioni di questo genere sono certificati secondo norme internazionali in materia di cloud security. La delicatezza dei documenti trattati nel processo di firma, infatti, impone l’adozione di adeguati strumenti di tutela dei dati, in un’ottica di privacy by design come previsto dal regolamento europeo GDPR. È, quindi, fondamentale che il cloud utilizzato sia un ambiente a prova di intrusioni o di data loss. Per garantire, invece, sicurezza in fase di accesso al sistema, oltre al certificato di firma è previsto un login basato su chiavi di sicurezza.
