Italiano
English 
La firma digitale dei contratti è uno strumento di cui le aziende oggi hanno bisogno. E il motivo è molto semplice.
L’emergenza sanitaria da Covid-19 ha messo in luce, in modo repentino e inatteso, l’importanza di nuovi strumenti tecnologici che erano già attuabili, ma che ancora non erano utilizzati su larga scala. Tra di essi vi sono i cosiddetti contratti “a distanza”, la cui stipula è diventata imprescindibile nel momento in cui ogni azione si è ricalibrata sul criterio del distanziamento sociale. Il rapporto stesso fra imprese e clientela si è riconvertito sulla base di nuovi criteri, inducendo i consumatori a ricorrere sempre più agli acquisti online e spingendo le aziende a riorganizzare le loro metodologie di vendita in modo più fluido, anche da remoto.
È in atto una rivoluzione tecnologica: serve essere preparati
Possiamo dunque affermare che il periodo di lockdown abbia accelerato la rivoluzione tecnologica, stimolando per questioni di necessità nuove tendenze sia dal lato utente sia dal lato impresa. Per estendere il ragionamento, si può arrivare a dire che stiamo assistendo a una vera e propria trasformazione informatica del mondo lavorativo. Anche dopo la fine del lockdown (la cui ripresa tuttavia non può essere considerata un’eventualità inverosimile, finché la vicenda Covid non sarà superata) è plausibile che permanga a lungo, o per sempre, il ricorso a modalità e strumenti digitali volti ad ovviare al problema del distanziamento sociale. E un caso emblematico è proprio rappresentato dal crescente ricorso ai contratti digitali.
Fare business anche in un momento difficile con la firma digitale dei contratti
Dotare le imprese delle soluzioni più adeguate per continuare a mantenere vivo il proprio business anche in tempi di lockdown o in un New Normal fatto di nuove logiche significa quindi metterle nelle condizioni di operare al meglio anche “a distanza”, mantenendo fisse le priorità di efficienza, rispetto della compliance e attenzione al cliente. In questo senso, i contratti digitali di vendita non possono fare a meno di uno strumento ben preciso: la firma digitale, la cui gestione deve essere effettuata lato business tramite una piattaforma capace di integrarsi con il sistema documentale interno. In questo modo verrà garantita non solo la corretta gestione di questo strumento nei rapporti con la Certification Authority, ma anche una successiva conservazione a norma dei documenti, nel perfetto rispetto della compliance di settore.
Vediamo in breve quanto dice la legge in materia
Alla base di tutto c’è lʼart. 20 del Codice dellʼamministrazione digitale, il quale sancisce che il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha lʼefficacia prevista dall’articolo 2702 del Codice civile quando vi è apposta una firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata o, comunque, è firmato, previa identificazione informatica del suo autore, attraverso un processo avente i requisiti fissati dallʼAgID.
Tale disposizione va accompagnata a quanto previsto dal Regolamento eIDAS, il cui combinato permette, a chi intende concludere i contratti che soddisfino il requisito della forma scritta anche “a distanza”, di ricorrere a tre principali modalità di sottoscrizione:
- firma elettronica qualificata, tipologia di firma elettronica creata da un dispositivo basato su un certificato qualificato e realizzata mediante un device qualificato per la creazione della firma elettronica (es. smart-card, token);
- firma elettronica avanzata, la quale deve rispettare una serie di adempimenti procedurali che ne assicurino la connessione univoca al firmatario, la sua identificazione, la riconducibilità del relativo utilizzo allʼesclusivo controllo del firmatario, e lʼidentificabilità di ogni successiva modifica del documento. Un particolare tipo di F.E.A. è quella basata sullʼuso di una password che viene generata al momento di firmare un documento e che il firmatario utilizza per apporre la firma;
- altri strumenti che potranno essere definiti da AgID, in grado di permettere lʼidentificazione dellʼautore (ad esempio il sistema SPID).
Per stipulare contratti di vendita oggi sono necessarie le soluzioni più adeguate
In un regime di lockdown, così come in un contesto in cui vige l’importanza del distanziamento sociale, le imprese hanno necessità di offrire queste opportunità alla clientela: tutte le società, gli enti o gli organismi hanno infatti bisogno di stipulare e far firmare contratti di vendita per poter successivamente erogare i loro servizi. E dunque sono molte le realtà che possono trarre vantaggi dalla firma digitale dei contratti, con attenzione particolare a quella tipologia di firma elettronica avanzata che è la firma remota (la cui attuazione avviene con il solo utilizzo di uno smartphone, con massima satisfaction del cliente).
Dal lato impresa, tale necessità viaggia di pari passo con quella di un sistema documentale in grado di gestire i processi di firma con la massima efficienza. È quindi fondamentale che le aziende possano occuparsi delle firme digitali dei contratti in un contesto totalmente dematerializzato, ma sempre nel pieno rispetto della compliance. Questo garantirà loro un indiscutibile vantaggio competitivo e le proietterà nel futuro del New Normal.
