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Con la firma contratto da remoto l’attività dei tuoi clienti diventa sempre più smart: comoda, veloce ed efficiente. In un contesto di nuove opportunità offerte dalla digitalizzazione, questa è una delle numerose soluzioni innovative che oggi possono essere messe in campo con effetti positivi immediati. Una di quelle di cui è importante approfittare per migliorare metodologie, processi e tempistiche di lavoro.
Offrire la possibilità di firmare da remoto i documenti (tramite pc, tablet o smartphone) consente alle imprese non solo di risparmiare tempo, ma anche di controllare e seguire le proprie pratiche a distanza, indipendentemente dal luogo in cui operano i vari addetti. Allo stesso tempo, questa nuova funzionalità offre vantaggi anche al cliente finale: l’accesso ai documenti diventa più rapido e il tempo di gestione delle pratiche si accorcia, con effetti benefici su tutto il business.
La vera comodità? Per apporre una firma contratto da remoto basta un SMS
Quel che molti non sanno è che la firma contratto da remoto è molto più comoda di quel che si immagini. Oggi, infatti, può essere gestita anche con un semplice SMS. Ma vediamo in che modo.
I brevi messaggi di testo sono normalmente associati alle comunicazioni informali interpersonali. Dialoghi a distanza, chat e scambi di informazioni senza valore legale o formale. Una concezione errata, perché oggi gli short message possono diventare anche il mezzo per comunicare dati ufficiali e certificati.
Il funzionamento del processo di firma contratto da remoto si fonda su alcuni passaggi chiave (dalla selezione del tipo di firma alla scelta del template), che si concludono con l’invio di un link al firmatario tramite email o, appunto, SMS. Tale link consente al firmatario di accedere con un solo clic al documento da firmare e, dopo la completa visione del materiale, di apporre la propria firma digitale direttamente dal proprio smartphone.
La procedura, che può essere monitorata in ogni sua fase, è dunque estremamente rapida e si conclude con l’archiviazione del documento. Una buona soluzione tecnologica per la gestione documentale offrirà, infatti, la possibilità non solo di firmare da remoto il contratto, ma anche di archiviarlo e indicizzarlo una volta espletata la pratica. Il documento potrà, quindi, essere ricercato tramite query testuale e, al contempo, sarà conservato a norma in modo automatico, senza altri adempimenti da parte dell’impresa.
Firma elettronica: una procedura nel pieno rispetto della compliance
La firma contratto da remoto, anche quando gestita tramite SMS, è una procedura innovativa che presenta due caratteristiche molto importanti:
- rispetta appieno i termini di legge;
- consente di gestire le firme in tutta sicurezza.
La natura della firma elettronica è normata dal Regolamento eIDAS (Regolamento EU 910/2014), il quale impone che l’erogazione dei servizi fiduciari (le firme e i sigilli elettronici, le marche temporali, i servizi di posta elettronica certificata e l’autenticazione dei siti web) avvenga secondo regole ben definite e attribuisca alle transazioni elettroniche lo stesso valore giuridico dei processi cartacei.
Secondo il Regolamento, nella sua forma più semplice la firma digitale consiste in “un insieme di dati in forma elettronica, acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici e utilizzati dal firmatario per firmare” (art. 3, n. 10, Reg. eIDAS). In sostanza, per firma elettronica semplice si intende anche l’apposizione del proprio nome e cognome in calce a una mail oppure l’utilizzazione di una qualunque soluzione di firma elettronica che non abbia i requisiti previsti per la firma elettronica avanzata o qualificata.
Quest’ultima si rende, invece, necessaria nei settori in cui sia prevista la stipula di un contratto e si voglia offrire la possibilità di firmare da remoto: in questo caso è necessario dotarsi di un sistema per garantire l’autenticità, l’integrità e la provenienza del documento informatico e l’identità dei due contraenti per poter gestire tutto a distanza.
Rispettati questi requisiti, la firma digitale è totalmente equiparabile a quella autografata e vincola contrattualmente le parti coinvolte identificandole in modo inequivocabile grazie a un sistema di chiavi crittografate correlate tra loro: una chiave privata per generare la firma digitale e una chiave pubblica per verificarne l’autenticità e ricondurla all’identità del firmatario.
