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Firma contratto a distanza, una risorsa per garantire la business continuity in modo rapido e comodo. Il periodo di lockdown, imposto dall’emergenza sanitaria legata all’epidemia di Coronavirus, ha portato nuova consapevolezza sull’importanza di adottare soluzioni digitali idonee per condurre da remoto i processi aziendali. Le attività delle imprese, infatti, con la chiusura di uffici e sedi determinata dai decreti del Governo, hanno potuto essere portate avanti solo grazie all’informatizzazione delle procedure. In questo contesto, quindi, strumenti come quelli per la firma del contratto a distanza si sono rivelati una leva importante che andrà valorizzata anche affrontando la “nuova normalità”. I benefici, infatti, di questo sistema si ripercuotono positivamente sulla quotidianità delle imprese, con un alleggerimento della burocrazia e una velocizzazione degli iter amministrativi.
Firma contratto a distanza, perché è indispensabile
Se l’epidemia di Coronavirus e la conseguente corsa ai ripari per mantenere competitive le proprie attività hanno provocato una digitalizzazione forzata dei processi, i vantaggi emersi da questa situazione apportano benefici anche in contesti “normali”. Si tratta di ripercussioni positive di carattere universale, non legate alla fase di emergenza ma valide sempre. Per questo motivo, è importante che nell’affrontare le Fasi 2 e 3 dell’emergenza non si scordi la lezione appresa durante il lockdown: la digitalizzazione rivoluziona davvero il lavoro, fornendo una spinta fondamentale per rendersi competitivi sul mercato. La firma del contratto a distanza è una possibilità che rientra tra gli strumenti più efficaci per valorizzare l’efficienza aziendale.
Al di là delle restrizioni imposte nei mesi scorsi per garantire il distanziamento sociale, è anacronistico pensare di incontrarsi di persona ogni volta che c’è bisogno di firmare un contratto. Gli impegni e le distanze possono causare intoppi e rallentamenti che inficiano il business aziendale. Senza firma, un contratto non può essere attuato e questo può portare problemi che si ripercuotono su tutta la catena di fornitura dell’azienda. Con la firma contratto a distanza, si superano questi ostacoli pratici.
Ha un’importanza cruciale, invece, garantire il valore legale della firma dei contratti. Se si procede a distanza, bisogna prestare attenzione agli strumenti che si utilizzano, per evitare spiacevoli conseguenze come l’invalidità del contratto sottoscritto. La firma digitale da remoto consente di non aver problemi, perché costituisce una garanzia di validità in quanto il firmatario è perfettamente individuabile. Uno strumento, quindi, che offre certezze anche in caso di controversie.
Risulta poi fondamentale per le aziende avere sempre contezza dei documenti e dei contratti che sono stati sottoscritti. Un sistema di firma contratto da remoto dà la possibilità di avere sotto controllo tutta la documentazione siglata, spesso ricorrendo alla gestione in cloud dello strumento così da garantire l’accessibilità ovunque ci si trovi e qualunque dispositivo si utilizzi. Inoltre, questi sistemi di firma da remoto dispongono di soluzioni per l’archiviazione a norma dei documenti, in adeguamento al Codice dell’Amministrazione Digitale. Un aspetto che le aziende non possono permettersi di trascurare, per le possibili ripercussioni legali della mancata compliance.
Firma contratto a distanza: i vantaggi
Adottare una soluzione di firma contratto a distanza consente quindi di facilitare gli iter burocratici aziendali, con ripercussioni positive su tutta l’organizzazione interna dell’impresa ma anche con benefiche ricadute sui clienti e sui fornitori. I vantaggi principali sono:
- Velocizzazione delle procedure. La firma contratto a distanza permette di abbattere le barriere della burocrazia e di rendere più rapidi i processi. In pochi passaggi infatti, tutti svolti completamente da remoto, è possibile sottoscrivere contratti con validità legale e inviarli al destinatario. Questo si traduce in maggiore efficienza e anche in una leva per il proprio business, perché si potrà partire rapidamente con le attività vincolate dal contratto stesso.
- Comodità. La firma contratto a distanza si può attuare ovunque ci si trovi, sia da smartphone che da web service, tramite i servizi messi a disposizione da provider qualificati.
- Sicurezza. Gli strumenti per la firma contratto a distanza offrono alte garanzie di sicurezza su due fronti. In primis, la sicurezza relativa al valore legale della sottoscrizione contrattuale, utile anche in caso di controversie. Poi, dal punto di vista tecnico. Infatti, questi strumenti si basano su piattaforme in cloud accuratamente implementate sotto l’aspetto della cyber security, così come i sistemi di archiviazione disponibili per questi documenti.
Non ultimo, ne risentirà positivamente anche la reputazione aziendale. Adottare la firma remota da distanza, infatti, permetterà di far percepire ai clienti l’azienda come innovativa ed efficiente nella gestione degli affari.
