Fatturazione europea: 6 ragioni per affidarsi a un partner specializzato

“Fatturazione europea? Ci penseremo quando sarà ora”.

Ecco uno degli errori più grandi che un’azienda oggi possa compiere. Rimandare a un indefinito domani l’adeguamento a Peppol, lo standard di fatturazione elettronica Ue, è infatti (quasi per tutti) legittimo dal punto di vista normativo, ma certamente poco lungimirante da quello imprenditoriale.

Pur ancora agli esordi, la piattaforma di gestione della fatturazione europea prevista dalla direttiva UE 55/2014 è già universalmente riconosciuta come fondamentale. Nei prossimi anni, infatti, la sua utilità si rivelerà essenziale per favorire gli scambi fra aziende ed enti a livello continentale, ma anche per generare vantaggi e benefici a tutti gli utilizzatori, pubblici e privati. Gli esempi spaziano dall’abbattimento della burocrazia alla riduzione dei costi di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture: grazie all’introduzione di questo standard comune certificato, tutto il business internazionale risulterà favorito.

Fatturazione europea e criticità nazionali

Sono due le parole chiave su cui si gioca l’introduzione di una fatturazione europea comune: interoperabilità e standardizzazione. L’obiettivo è infatti superare le criticità dei sistemi nazionali di gestione del ciclo dell’ordine: soluzioni tutte differenti, caratterizzate da peculiarità specifiche e sottomesse a normative locali disomogenee.

Poter contare su uno standard riconosciuto consente infatti di ridurre e semplificare i passaggi burocratici, anche nei confronti delle pubbliche amministrazioni straniere. E può tradursi in un incentivo ad ampliare il proprio business oltre i confini nazionali, nel contesto del mercato unico digitale europeo.

Prendiamo ad esempio il caso di un’azienda italiana che debba inviare una fattura a una pubblica amministrazione francese: se usufruisce di Peppol, la piattaforma di fatturazione europea, quest’impresa non dovrà far altro che creare i relativi file nel formato previsto dallo standard Ue, quindi inviare i documenti al destinatario tramite la nuova infrastruttura.

Fatturazione europea Peppol: una piattaforma destinata a diventare lo standard

Ma come funziona Peppol, nel concreto?

La piattaforma di fatturazione europea Peppol (Pan European Public Procurement Online), come già detto, non è ancora un obbligo per le aziende del Vecchio Continente. Tuttavia nel nostro Paese, in seguito al recepimento della direttiva europea 2014/55/UE, dal 18 aprile 2019 gli enti pubblici e le pubbliche amministrazioni centrali, così come le aziende private che fungono da enti aggiudicatori, hanno l’obbligo di predisporre i propri sistemi per la ricezione e la gestione delle fatture elettroniche nel formato Peppol. Il tema, dunque, è di scottante attualità.

Storia della fatturazione europea

Il lancio pilota di questo sistema fu avviato nel 2008 dalla Commissione Europea, per individuare un’architettura su cui si potesse fondare il mercato unico anche dal punto di vista degli strumenti di fatturazione: lo scopo era consentire alle aziende europee più innovative di scambiare facilmente documenti con gli organismi dell’Unione, pubblici e privati, abilitati al servizio.

Fatturazione europea: le basi di Peppol

La tecnologia si fonda su alcuni elementi base:

1. l’infrastruttura di rete eDelivery Network;
2. le specifiche per l’interoperabilità dei documenti di Business (PEPPOL Business Interoperability Specifications, BIS);
3. gli accordi che regolano l’utilizzo della rete, ovvero dei Transport Infrastructure Agreements (TIA).

In Italia la Peppol Authority è AgID: a questo ente spetta il compito di coordinare le attività finalizzate all’adozione della piattaforma nel settore pubblico e di definire le regole tecniche per l’interoperabilità dei sistemi coinvolti.

I passaggi della fatturazione europea con Peppol

Dal punto di vista tecnico Peppol segue la stessa logica dello SDI (Sistema di interscambio) dell’Agenzia delle Entrate. La fatturazione europea si basa, in pratica, su un’architettura a quattro nodi che collega i vari attori del processo:

1. Il mittente della fattura, con il suo Access Point Peppol;
2. L’Access Point destinatario;
3. Il destinatario.

Un’azienda che voglia emettere una fattura europea nei confronti di un cliente straniero deve quindi seguire la precisa procedura prevista dallo standard:

1. Far ricorso a un Access Point Provider;
2. Attivare un account;
3. Entrare in possesso delle coordinate Peppol dell’ente destinatario;
4. Accedere alla dashboard fornita dal provider;
5. Compilare il documento;
6. Inserire il codice del destinatario;
7. Inviare il tutto al proprio Access Point.

L’Access Point Provider, a questo punto, interverrà con un’ulteriore fase del processo:

1. Elaborazione del documento;
2. Inoltro all’Access Point del destinatario;
3. Contestuale invio di un documento in formato XML al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate, per permettere al fisco italiano di registrare la fattura emessa.

Inizia così l’ultima fase che vede protagonista l’ente destinatario, il quale:

1. Riceve una notifica di consegna del documento al proprio hub;
2. Effettua il download.

È quindi evidente che il ruolo del Peppol Access Point Provider è decisivo per garantire la corretta esecuzione di emissione, invio e consegna dei documenti. Non a caso, la qualifica è attribuita dall’AgID solo dopo attenta certificazione, in modo da fornire prova certa dell’autorevolezza del soggetto. Attualmente si contano circa 15 Peppol Access Point Providers in Italia, mentre a livello europeo ce ne sono oltre 200.

Sei buone ragioni tecniche per affidarsi a un partner specializzato

La complessità del processo di fatturazione europea, con i numerosi passaggi che impone, basterebbe da sola a giustificare la necessità di affidarsi a soggetti terzi per gestire al meglio la partita. Ma i motivi che spingono ad affidarsi a un partner specializzato vanno in realtà ben oltre le motivazioni generiche.

Ecco sei ragioni tecniche per cui la scelta merita di essere seriamente considerata:

1. Un buon intermediario Peppol può fornire all’impresa un sistema di fatturazione elettronica in grado di accedere a tutte le opportunità di integrazione a livello europeo. I vantaggi di una soluzione avanzata outsourcing (dalla riduzione dei costi d’implementazione al corretto adeguamento all’obbligo di legge) possono quindi essere estesi a un sistema già pienamente inserito nel nuovo contesto Ue;
2. Un’azienda non può semplicemente usare Peppol in autonomia, perché non si tratta di un portale o di un software che si può utilizzare tramite dashboard. Per servirsi dell’infrastruttura di Peppol è necessario servirsi di un access point: questo è l’intermediario Peppol;
3. Un buon intermediario Peppol garantisce due importanti valori aggiunti, altrimenti difficilmente ottenibili: rispetto della compliance (utilizzando le soluzioni tecnologiche indicate dalle leggi) e completa automatizzazione delle procedure. Grazie alla sua intermediazione viene quindi totalmente annullata la burocrazia, con un grande risparmio di tempo, un maggior controllo delle risorse, l’eliminazione di costi superflui come la carta e la riduzione del rischio di commettere errori, per esempio legati al data entry o all’invio a un destinatario errato;
4. Un buon intermediario Peppol può lavorare in un’ottica di integrazione con le soluzioni già in uso in azienda: solitamente, i fornitori di hub di gestione documentale offrono anche la possibilità di accedere alla funzionalità di fatturazione europea, per cui ci si può indirizzare verso lo stesso provider da cui ci si è serviti per il software di fatturazione elettronica o Nodo Smistamento Ordini;
5. Un buon intermediario Peppol rappresenta una garanzia anche in termini di sicurezza: importante, in questo senso, sarà valutare se svolge costanti monitoraggi sui propri sistemi, se ha subito data breach e come ha reagito agli incidenti, se ci sono stati episodi particolari in passato;
6. Un buon intermediario Peppol sostiene l’azienda, laddove questa da sola non può arrivare, grazie al proprio know how: un provider che da trent’anni si occupa di gestione documentale e ora offre anche il servizio di access joint avrà sviluppato nel tempo competenze tecniche e manageriali che possono essere sicuramente utili ai clienti. Inoltre, il suo costante aggiornamento sulle normative internazionali rappresenterà per l’azienda un ulteriore valore aggiunto cui difficilmente sarà possibile rinunciare.