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La fattura elettronica UE, così come quella verso Paesi esteri non comunitari, è entrata ormai nella quotidianità delle aziende. Le imprese che fanno affari a livello internazionale, infatti, sono alle prese con gli adempimenti richiesti dai legislatori, gli adeguamenti tecnologici e l’aggiornamento dal punto di vista normativo. È importante quindi approfondire ogni aspetto, spiegando tutto quello che bisogna sapere sui nuovi sistemi di fatturazione elettronica per poterne sfruttare al meglio i vantaggi.
Fattura elettronica UE ed estera, le regole da seguire
Per capire quali sono i passi da affrontare per essere pienamente in regola, è bene ricordare quale sia la situazione a proposito della fattura elettronica UE ed estera. Per quanto riguarda la prima, gli interventi normativi hanno favorito la semplificazione delle procedure. Da aprile 2020, tutte le pubbliche amministrazioni europee primarie e secondarie devono obbligatoriamente essere in grado di gestire la fattura elettronica UE. L’obbligo è stato introdotto dal legislatore comunitario con la delibera numero 55 del 2014, con lo scopo di superare i problemi dati dalla presenza di diversi sistemi di fatturazione nazionale. Una situazione che non favoriva l’approccio agli appalti pubblici europei da parte di molte aziende, in particolare le PMI, che possono incontrare maggiori difficoltà nel trovare le risorse necessarie per affrontare i costi di una gara internazionale considerando anche gli adempimenti burocratici documentali. Inoltre, le legislazioni nazionali rendevano complicato l’iter anche alle aziende più strutturate. Così, l’Unione Europea ha puntato tutto sul formato documentale XML UBL e sull’infrastruttura di rete Peppol, due strumenti condivisi per garantire interoperabilità e semplificare le procedure d’appalto pubbliche comunitarie. Alle aziende basterà sfruttare questi mezzi per poter effettuare le operazioni necessarie.
Oltre i confini europei però, così come nell’ambito degli scambi commerciali comunitari ma non verso la pubblica amministrazione, permangono difficoltà nella gestione della fattura elettronica UE ed estera. Non ci sono sistemi condivisi, ogni Stato fa da se nella scelta delle legislazioni e delle tecnologie da usare per la documentazione commerciale. A situazione quindi per le aziende è complessa e richiede il ricorso a un partner esperto che le guidi nel percorso di adeguamento.
Fattura elettronica UE, che cosa serve alle aziende
Per la fattura elettronica UE dunque è importante usufruire del formato documentale XML UBL e di Peppol. Per quanto riguarda il primo standard, l’azienda dovrà dotarsi di un software di gestione documentale che sia in grado di trasformare la fattura prodotta dal sistema gestionale aziendale in un documento in XML UBL. Lo standard non prevede l’uso di un linguaggio naturale, serve uno strumento apposta che sia in grado di modificare la fattura. Lo stesso in Italia è necessario per comporre il documento d’ordine elettronico e anche per fare la fattura elettronica nazionale, che è in un formato XML differente però. Il software scelto dovrà essere perfettamente integrabile con i sistemi gestionali dell’impresa, per facilitare la comunicazione tra gli strumenti e automatizzare le procedure.
La fattura elettronica UE una volta pronta, dovrà essere trasmessa tramite Peppol. Per usufruire di questo network, è necessario stringere un accordo con un service provider che offra il servizio di access point Peppol, cioè di portale d’accesso all’infrastruttura. Prima di scegliere il partner cui affidarsi, è bene consultare l’elenco di Agid, che in Italia funge da Peppol authority, per verificare che il nome risulti tra i provider certificati e autorizzati a fornire il servizio. La qualifica è necessaria perché il ruolo dell’access point è delicato, principalmente per ragioni di sicurezza. Attraverso di esso transitano documenti ricchi di dati sensibili che vanno adeguatamente protetti come prevede la normativa in materia di privacy.
Fattura elettronica internazionale, le soluzioni
Una comoda alternativa per la fattura elettronica UE è l’esternalizzazione completa del servizio di gestione documentale. Facendo così, il service provider si occuperà di ogni compito relativo al processo di fatturazione, senza che l’azienda debba dotarsi di soluzioni in house, generalmente più costose. Lo strumento dell’outsourcing è poi particolarmente utile nel caso l’impresa non abbia solo tra i propri clienti pubbliche amministrazioni europee, ma anche privati o enti pubblici che si trovano fuori dagli Stati membri.
Infatti, in tal caso esternalizzare il servizio di fatturazione significa ridurre drasticamente la complessità causata da tanti sistemi e leggi diverse riguardo allo scambio documentale tra Paesi. Nel mondo si sta diffondendo sempre di più Peppol, ma non tutti i Paesi lo hanno adottato o per il momento hanno dimostrato l’intenzione di farlo. Esistono quindi strumenti differenti, che bisogna per forza utilizzare per fatturare ai propri clienti esteri. Con l’esternalizzazione del servizio il problema viene superato: sarà il service provider a provvedere all’adeguamento della fattura in uscita o in arrivo secondo le regole e le specifiche tecniche previste da ogni Paese.
