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La normativa ha fornito le indicazioni, ora bisogna pensare a metterle in pratica: la fattura elettronica in Europa apre le porte a molte possibilità di business, ma per sfruttarle al meglio bisogna dotarsi dei giusti strumenti tecnologici. Le aziende devono trovare un service provider qualificato che consenta loro di velocizzare le procedure documentali, ma che abbia anche la funzione di access point per utilizzare Peppol in sicurezza. Importante anche fare una corretta formazione del personale, per capire appieno l’uso e i vantaggi della nuova fatturazione. Approfondiamo quindi la situazione dal punto di vista delle imprese, consigliando quali strumenti sono necessari per affrontare questo nuovo step del percorso di digitalizzazione amministrativa.
Fattura elettronica in Europa, perché dotarsi di un hub gestionale
L’azienda che fa affari con le pubbliche amministrazioni estere, appartenenti a Stati membri UE, dall’anno scorso può sfruttare i vantaggi della direttiva 55/2014, che ha introdotto la fattura elettronica in Europa. Per le aziende non ci sono obblighi, ma solo possibilità. Infatti, la norma prevede che a doversi obbligatoriamente adeguare siano le pubbliche amministrazioni, che entro aprile 2020 dovranno essere in grado di ricevere e gestire i documenti in formato UBL XML. Si tratta dello standard individuato per il documento della fattura elettronica in Europa, un formato che favorisce l’interoperabilità dei sistemi. Le aziende che vogliono sfruttare l’occasione della fatturazione elettronica europea per gestire più comodamente il loro ciclo dell’ordine, dovranno dotarsi di un apposito strumento per creare file in formato UBL XML. L’ideale sarebbe una piattaforma in grado di creare e gestire documenti adatti sia a essere trasmessi a privati che a pubbliche amministrazioni. Per scegliere un hub gestionale di questo genere, è importante anche accertarsi che il provider sia in grado di offrire anche il servizio di conservazione a norma e di archiviazione, in linea con le disposizioni del Codice dell’amministrazione digitale. Un hub gestionale è in grado di rendere più veloci e semplici le procedure, attraverso l’integrazione con i sistemi informatici aziendali e un alto livello di automazione, che riduca la necessità di interventi umani, limitando così anche il rischio di commettere errori.
Scegliere l’hub di fattura elettronica in Europa
Nella scelta di un hub gestionale per gestire la fattura elettronica in Europa è importante considerare che sia disponibile tramite piattaforma online e in cloud. Queste soluzioni infatti rendono l’hub accessibile da qualsiasi dispositivo, garantendo anche di poter disporre dei propri documenti e dati in qualsiasi momento e circostanza, fuori dall’ufficio o in viaggio. A questo proposito, va sottolineato che alcuni hub gestionali per la fatturazione elettronica dispongono anche di un’app per avere un’interfaccia ottimizzata nel caso si necessitasse di utilizzare il tool da smartphone o tablet. Ovviamente, bisogna aver riguardo di scegliere un service provider con lunga esperienza, che oltre a offrire tutte queste soluzioni garantisca anche la sicurezza. Eppure, tutto ciò non basta.
Fattura elettronica in Europa, perché serve un access point
Lo strumento più importante di cui un’azienda deve dotarsi per sfruttare la fattura elettronica in Europa, è l’access point Peppol. Si tratta di una funzione svolta da alcuni service provider, che per farlo in Italia devono essere certificati presso Agid, che consente alle imprese clienti di usare Peppol. L’infrastruttura di rete è il sistema individuato dall’UE per la trasmissione dei documenti in formato UBL XML, dunque anche per la fattura elettronica in Europa. Non solo: Peppol è anche uno dei canali individuati per la trasmissione dei documenti d’ordine elettronici tramite Nodo Smistamento Ordini, il sistema che da febbraio 2020 è obbligatorio per le aziende che fanno affari con gli enti del Servizio Sanitario Nazionale. In futuro, l’obbligo sarà ampliato a tutti gli ambiti pubblici. Perciò, imparare da ora a usare Peppol e, quindi, anche gli access point, è importante per mantenersi competitivi e al passo con l’evoluzione della trasformazione digitale del settore amministrativo.
Quanto conta l’access point provider nella fattura elettronica in Europa?
Sul mercato sono presenti service provider che, oltre a proporre hub gestionali ricchi di tutte le caratteristiche prima descritte, svolgono anche la funzione di access point. In questo modo, i sistemi saranno integrati e il livello di automazione sarà molto alto, per consentire all’utente di usare con comodità lo strumento informatico. L’access point è l’unica soluzione che consente di usare Peppol, non ci sono altri metodi. È evidente che anche in questo caso l’esperienza del provider è fondamentale, per fare in modo che tutto funzioni al meglio e che i dati commerciali e personali contenuti nei documenti smistati siano ben protetti.
