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La burocrazia non deve limitare le possibilità di business oltre i confini nazionali: con Peppol, la fattura elettronica da e verso fornitore estero della PA non è più un problema. La normativa sulla fattura elettronica europea, entrata in vigore ad aprile 2019 e pronta a essere ampliata questa primavera, spiana la strada a una gestione documentale transfrontaliera più semplice. L’obiettivo è proprio quello di facilitare gli scambi commerciali e amministrativi tra gli Stati membri dell’Unione europea. In questo contesto, Peppol si pone come la chiave per sfruttare al meglio le opportunità che si presentano per aziende e pubbliche amministrazioni.
Fattura elettronica verso l’estero, il contesto
Nel gestire i documenti fiscali e commerciali tra realtà residenti in Stati diversi, ci si scontra con differenti normative locali e particolari adempimenti che variano da Paese a Paese. Ognuno ha la sua legislazione, ma non solo: insieme alle regole, cambiano infatti anche le modalità pratiche per adempiere agli obblighi, con diversi strumenti e sistemi. Per capire la situazione, parlando di fattura elettronica verso e da fornitore estero, è utile distinguere due ambiti. Questi sono i settori B2B e pubblico, che richiedono un approccio distinto. Per quanto riguarda la fatturazione elettronica tra privati, attualmente in Italia per legge è obbligatoria solo se i soggetti sono residenti nel nostro Paese. Qualora uno dei due sia residente fuori dai confini italiani, la fattura elettronica “italiana” non è obbligatoria ma comunque possibile. Anzi, offre un vantaggio: permette di evitare la trasmissione mensile del cosiddetto “esterometro”. Ovviamente, per comodità il soggetto privato straniero potrà appoggiarsi per la ricezione o l’invio delle fatture elettroniche a un intermediario italiano che goda dell’accredito per l’utilizzo del Sistema di interscambio.
Contratti pubblici e fattura elettronica verso l’estero
Diversa la situazione nell’ambito di contratti pubblici. In questo caso infatti, lo strumento della fattura elettronica europea permette di superare tutti gli eventuali ostacoli grazie alla standardizzazione dei processi. La fattura elettronica europea è stata introdotta con la pubblicazione direttiva UE numero 55 del 2014, dal 2019 le pubbliche amministrazioni centrali sono obbligate ad adeguarsi per ricevere correttamente le fatture elettroniche in formato europeo. Dalla primavera 2020, l’obbligo spetterà anche alle pubbliche amministrazioni secondarie. I soggetti privati invece non sono obbligati a servirsi di questa innovazione, tuttavia è evidente come utilizzare la fattura elettronica europea significhi avere una burocrazia più snella, procedure semplificate e meno rischi di incappare in errori a causa di regole troppo complesse.
In questo quadro, Peppol è alleato delle imprese per gestire al meglio la fattura elettronica fornitore estero, bypassando i problemi dovuti a sistemi e formati diversi.
I vantaggi di Peppol per la fattura elettronica verso l’estero
Peppol in Italia viene già utilizzato nell’ambito della trasmissione degli ordini elettronici tra fornitori ed enti pubblici del Servizio Sanitario Nazionale. Pioniera di questa tecnologia è stata la Regione Emilia Romagna che si è servita di Peppol per gestire gli ordini nelle procedure di e-procurement tra le aziende sanitarie locale. La Legge di Bilancio 2018 invece ha introdotto l’obbligo di usare a livello nazionale il NSO – Nodo Smistamento Ordini, per lo scambio di documenti d’ordine in formato digitale nel settore sanitario. Come già annunciato dalla Ragioneria di Stato, il Nodo Smistamento Ordini verrà in futuro ampliato anche agli altri settori pubblici, in un’ottica di razionalizzazione delle spese e tracciabilità. Peppol è uno dei canali individuati per le comunicazioni verso e dal NSO, in grado di gestire i file in formato UBL XML. Lo stesso formato è uno dei due standard individuati dal legislatore per la fattura elettronica europea (l’altro è il formato UN/Cefact CII). Di conseguenza, Peppol è stato identificato come canale ad hoc per comunicare con lo SDI – Sistema di interscambio, il nodo di smistamento per le fatture elettroniche B2B che è stato potenziato anche per la gestione della fattura elettronica europea. Questo perché, come precisato dall’Unione Europea nella direttiva con cui si è dato il via al progetto di fatturazione europea, non si voleva rivoluzionare i sistemi già esistenti nei diversi Stati. Peppol non era stato individuato come canale di comunicazione con lo SDI per la gestione delle fatture elettroniche B2B, che utilizzano un diverso formato XML.
Fattura elettronica verso l’estero, ma non solo: il futuro di Peppol
Appare quindi chiaro, considerando questo contesto generale, come Peppol vada ad assumere un ruolo sempre più importante nelle dinamiche di gestione dei documenti fiscali. Questo non solo a livello nazionale, ma europeo ed extracomunitario: l’infrastruttura Peppol è nata come progetto per individuare uno standard nell’ambito della digitalizzazione dei processi documentali.
Lo stesso obiettivo è alla base della fattura elettronica europea, pensata come step verso il più ampio progetto del mercato unico digitale. Servirsi di Peppol quindi rappresenta sia una necessità sia un’occasione. È infatti necessario per svolgere in concreto le azioni di trasmissione e ricezione della fattura elettronica europea, ma rappresenta anche un’opportunità per mantenersi competitivi: il futuro dei documenti commerciali sarà sempre più digitale.
