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La fattura digitale europea è uno strumento per superare le difficoltà della burocrazia e consentire alle aziende di fare affari in modo semplice con le PA estere. Vediamo di che cosa si tratta, quali sono le sue particolarità e i vantaggi che porta.
Fattura digitale europea, che cos’è
La fattura digitale europea è un sistema di fatturazione elettronica da utilizzare nell’ambito dei contratti pubblici. La particolarità di questo strumento è che si basa su standard documentali e di infrastruttura condivisi all’interno dell’Unione Europea. Questo significa che i fornitori potranno facilmente scambiare i documenti di fatturazione con enti pubblici appartenenti a Stati diversi. L’iniziativa è stata lanciata nell’ottica di implementazione del mercato unico digitale europeo, quindi per rendere più semplici gli scambi commerciali tra Stati membri dell’Unione Europea. Le normative nazionali in materia di documenti commerciali, basate su regole tecniche proprie di ogni Paese, rappresentavano una barriera burocratica cui era difficile far fronte. Una situazione che scoraggiava la partecipazione a contratti pubblici internazionali.
Interventi UE per la fattura digitale
Così, l’Unione Europea ha introdotto il sistema di fattura digitale europea, attraverso la direttiva numero 55 del 2014. Nella norma viene spiegato che gli Stati membri tendono a indicare soluzioni tecniche proprie, basate su regole nazionali, chiedendo ai partecipanti esteri agli appalti pubblici di servirsene. Una situazione molto complessa, che reca con sé confusione sulla normativa da seguire e timore di costi elevati, con la conseguenza che spesso i fornitori esteri desistono. L’Unione Europea nella Direttiva spiega anche che si prevede una crescita del numero delle norme nazionali in materie fiscali, quindi le difficoltà non potranno che andare ad aumentare. La fattura digitale europea va a eliminare in toto questi problemi. Tutti gli enti pubblici, di qualsiasi Stato membro europeo, da aprile 2020 dovranno essere in grado di gestire la fatturazione seguendo le specifiche tecniche indicate dalla direttiva, usufruendo così di uno standard. Il processo di adeguamento ha già superato una tappa ad aprile 2019, quando l’obbligo è scattato per le pubbliche amministrazioni primarie. In questo modo, le aziende di tutta Europa potranno accedere con più facilità ai contratti pubblici internazionali, creando maggiori opportunità di business.
Fattura digitale europea, UBL XML e Peppol
Per garantire l’interoperabilità, l’Unione Europea ha individuato un formato standard per la fattura digitale europea. Il formato scelto è l’UBL XML, uno standard per i documenti commerciali distribuito in open source a livello internazionale, scelto anche fuori dai confini europei come valido sistema per la trasmissione di file. Per creare il documento della fattura digitale europea quindi sarà necessario utilizzare un sistema informatico capace di creare e gestire file in quello specifico formato.
Peppol: il canale della fattura digitale europea
Il canale individuato dal Legislatore per inviare, smistare e ricevere la fattura digitale europea invece è Peppol. Si tratta di un’infrastruttura di rete standardizzata, la cui governance è dell’associazione Open Peppol, che consente lo scambio di documenti in formato UBL XML. Peppol funziona tramite access point. Si possono considerare come dei portali forniti dai service provider attraverso cui le fatture viaggiano. In Italia, da febbraio 2020 Peppol viene utilizzato anche per lo scambio dei documenti d’ordine elettronici che transitano dal NSO – Nodo Smistamento Ordini. Per quanto riguarda la fattura digitale europea, il mittente crea il file, lo invia attraverso il suo access point e tramite Peppol il documento raggiunge lo SDI (in Italia, all’estero i nodi di interscambio individuati) il quale lo smista all’access point del destinatario.
Per garantire il funzionamento di questo sistema, è stato necessario potenziare l’italiano SDI – Sistema di Interscambio, perché prima poteva ricevere solo file nel tracciato XML per la fattura elettronica italiana. Non era intenzione dell’Unione Europea, come spiegato nella direttiva 55/2014, costringere gli Stati a spese extra per la nuova modalità di fatturazione internazionale, così invece di introdurre nuovi nodi si è proposto di rendere quelli nazionali in grado di gestire l’UBL XML.
Fattura digitale europea, i vantaggi per i fornitori
Bisogna precisare che la direttiva europea pone l’obbligo di saper gestire la fattura digitale europea in capo alle pubbliche amministrazioni, non alle aziende fornitrici. Tuttavia, è evidente che le imprese dovranno adottarla per fare affari in modo più semplice con clienti pubblici esteri, senza doversi scontrare con burocrazie pesanti e costose. L’uso di questa innovazione si ripercuoterà positivamente sulla quotidianità aziendale.
Infatti, i principali vantaggi sono:
- Interoperabilità dei sistemi: non ci sarà bisogno di affrontare difficoltà legate alle normative nazionali dei singoli Paesi con cui si vuole fare affare.
- Riduzione dei costi: l’abbattimento della burocrazia e il ricorso a uno strumento digitale unico e completamente telematico permettono di risparmiare. Sarà necessario affrontare solo la spesa per un sistema in grado di creare file in UBL XML oltre ad acquisire il servizio di access point, tutto quanto però può essere anche gestito in outsourcing con ulteriori risparmi.
- Maggior velocità: utilizzando la fattura digitale europea si risparmierà tempo grazie alla digitalizzazione delle procedure e a strumenti e normative condivise.
- Alto livello di automatizzazione: la fattura digitale europea è rapida e facile da usare, il personale amministrativo potrà quindi svolgere rapidamente i compiti a essa legati e poi dedicarsi ad attività più strategiche per l’azienda.
- Meno rischi: non c’è il pericolo di non essere compliant, situazione possibile in passato per le tante regole nazionali da conoscere e seguire. Di conseguenza, si limiteranno gli errori e sarà più difficile incappare in sanzioni. Si riducono anche le possibilità di errori umani, per la digitalizzazione delle procedure, nonché di rischi legati alla cyber security se ci si affida a un service provider certificato e affidabile.
- Ampliamento delle possibilità di business: grazie a questo strumento interoperabile, le aziende possono approcciare nuovi mercati senza il timore di sbagliare e senza i freni imposti da regole confuse e difficili. In questo modo, aumenteranno le occasioni per intraprendere nuovi progetti all’estero, avendo la possibilità di partecipare in sicurezza a un numero maggiore di appalti.
Non si tratta quindi solo di un nuovo adempimento introdotto dal Legislatore, ma di un’occasione per dare una spinta al proprio business e uno step in più nel processo di trasformazione digitale sia delle aziende che delle pubbliche amministrazioni europee.
