Frequently Asked Questions (F.A.Q.)
Fatturazione Elettronica
Cos’è la Fatturazione Elettronica?
La Fatturazione Elettronica è un processo digitale di emissione, trasmissione, ricezione e conservazione delle fatture che permette di abbandonare per sempre il supporto cartaceo e tutti i relativi costi di stampa spedizione e conservazione. Tutto il sistema deve essere conforme al Art. 21 del DPR 633/72 (cosiddetto Decreto IVA) ed al D.Lgs. 5 agosto 2015 n. 127.
Chi è il Cedente Prestatore?
Il soggetto che ha ceduto il bene o servizio fatturati. Il soggetto può anche non cedere il bene o servizio ma prestarlo: in questo caso si sente parlare di prestatore.
Chi è il Cessionario Committente?
L’ente pubblico o privato a cui la fattura è destinata. Spesso utilizzato come sinonimo di committente.
Chi sono i soggetti Emittente e Trasmittente?
Emittente è il soggetto intermediario che eroga il servizio ed emette la fattura con firma digitale per conto del Cedente-Prestatore. Trasmittente è il soggetto intermediario che trasmette la fattura al Sistema di Interscambio.
Cosa sono i file XML e XML.P7M?
XML, eXtensible Markup Language, è l’unico formato conforme agli standard definiti dal Sistema di Interscambio per le fatture elettroniche. XML.P7M, è il formato della fattura elettronica firmata digitalmente.
Cosa significa PA, B2B, B2C?
PA, Pubblica Amministrazione, ovvero tutti gli enti pubblici (ministeri, agenzie fiscali, enti nazionali di previdenza, comuni, province, regioni, albi professionali, forze dell’ordine, ecc). B2B, Business To Business, ovvero tutti i soggetti privati dediti allo scambio commerciale di prodotti o servizi tra aziende. B2C, Business To Consumer, ovvero tutti i soggetti privati dediti alle vendite effettuate direttamente al consumatore finale.
Cos’è lo SDI?
Il Sistema di Interscambio (SDI), gestito dall’Agenzia delle Entrate, è un sistema informatico in grado di ricevere le fatture sotto forma di file XML, effettuare controlli sui file ricevuti, inoltrare le fatture ai destinatari.
Cos’è il Codice Destinatario?
Il Codice Destinatario è un codice alfanumerico composto da sette caratteri che, componendosi alla sua Partita IVA, identifica il ricevente della FE. Viene rilasciato da 2C Solution e per la fatturazione B2B va indicato come canale preferenziale presso il sito dell’Agenzia delle Entrate nell’area Fatture e Corrispettivi. In questo modo le fatture passive verranno automaticamente consegnate, anche se il mittente indicherà solo «0000000» come riferimento. Nel caso della Pubblica Amministrazione, il codice destinatario -di soli sei caratteri- è detto “Codice Univoco Ufficio (CUU)” o codice “iPA”.
A cosa serve il Pacchetto di Distribuzione?
Il Pacchetto di Distribuzione serve per l’eventuale esibizione delle fatture, che è necessaria in caso di contenzioso, recupero crediti o in caso di controllo da parte della guardia di finanza e richiesta dell’agenzia delle entrate.
Portale LegalSolutionDOC®
È possibile importare file di fatture elettroniche inviate allo SDI con un altro software?
È possibile importare file di fatture elettroniche in formato XML per procedere all’invio verso lo SDI?
È possibile duplicare una fattura elettronica?
Sì, tramite il pulsante “Clona Fattura Elettronica” ma solo se la fattura non è stata inviata allo SDI.
È possibile rifiutare una fattura elettronica?
No, non è possibile rifiutare una fattura elettronica se sei un Privato (ciclo di fatturazione B2B).
Sì, è possibile rifiutare una fattura elettronica se sei una Pubblica Amministrazione (ciclo di fatturazione PA).
La fattura elettronica può essere consultata in un formato leggibile?
Sì, tramite la visualizzazione standard e semplificata.
I destinatari sprovvisti di uno strumento di lettura del file XML possono visionare le fatture elettroniche inviate?
Cosa fare quando si emette fattura elettronica e non si conosce il codice destinatario del cliente?
Cosa fare in caso di una fattura elettronica emessa verso soggetti non residenti in Italia?
Per le fatture verso l’estero, ciclo attivo, si può creare fattura con XXXXXXX come Codice Destinatario e nel campo Cessionario Committente si indicano i dati del cliente estero. Questa fattura va trasmessa entro i termini dell’esterometro, ovvero entro la fine del mese successivo rispetto alla data d’emissione. Lato passivo, bisogna seguire l’esterometro.
Come devo conservare le fatture elettroniche?
Entro 30 giorni la conservazione a norma avviene automaticamente. Il pacchetto di distribuzione sarà scaricabile dal portale.
Le fatture scartate dallo SDI vengono conservate?
In caso di necessità, è bene conservare anche le fatture scartate dal SDI. Il portale di 2C Solution conserva automaticamente anche le fatture scartate dal Sistema di Interscambio, con le relative notifiche di scarto.
Come gestire le fatture elettroniche verso persone fisiche?
Per gestire le fatture elettroniche B2C, dal 1° gennaio 2019, al titolare del Codice Fiscale saremo obbligati a dare una copia in pdf o cartacea della fattura e poi dovremo creare il file XML della fattura originale indicando come Codice Destinatario 0000000, compilando i dati nel Cessionario Committente e il Codice Fiscale. L’originale sarà messo a disposizione del titolare del Codice Fiscale nella sua area riservata dell’Agenzia delle Entrate.
Fatturazione Elettronica B2B
Come registrare il proprio Codice Destinatario nel portale dell'Agenzia delle Entrate?
Nell’apposita area dell’Agenzia delle Entrate puoi effettuare la registrazione dell’indirizzo telematico scegliendo il canale del codice destinatario SDI. L’iscrizione può essere effettuata in prima persona, tramite commercialista o consulente fiscale. Dopo l’iscrizione del codice destinatario presso la propria area riservata, lo SDI utilizzerà automaticamente il canale memorizzato. In questo modo è possibile evitare di comunicare obbligatoriamente a tutti i propri fornitori il codice destinatario SDI.
Quali sono gli esiti che restituisce lo SDI per le fatture elettroniche B2B?
Per il ciclo attivo lo SDI restituisce solo tre tipologie di esito:
- Ricevuta di consegna: la fattura è stata emessa, validata correttamente e consegnata al cliente
- Mancata consegna: la fattura è stata emessa, validata correttamente e non è stata consegnata al cliente
- Notifica di scarto: la fattura non è stata emessa, da rinviare entro 5 giorni dalla ricezione dell’esito.
Notifica di Scarto: come e in quanto tempo riemettere Fattura corretta?
Si può riemettere fattura entro 5 giorni dal momento dello scarto (sabato e domenica non fanno eccezione). Per fattura duplicata, la fattura deve essere aggiornata con nuovo numero e data. Nel caso invece di Partita IVA sbagliata, per esempio, si può mantenere lo stesso numero e data.
Quali sono i casi in cui la Fattura Elettronica può essere scartata da SDI?
Nel caso di fattura doppia (trasmessa più volte), Partita IVA cessata o Partita IVA sbagliata, errori nel conteggio di IVA e imponibile o ritenuta sono calcolate in modo sbagliato. Il portale di 2C Solution controlla la corretta formattazione XML ricalcolo IVA imponibili arrotodamenti ecc. La natura dell’Esito di Scarto viene sempre notificata dal Sistema di Interscambio.
Cosa fare in caso di Mancata Consegna?
In caso di Mancata Consegna, la consegna della Fattura Elettronica al destinatario è onere del mittente! Come fare? Attraverso il portale LegalSolutionDOC® è possibile inviare una email ordinaria tramite la quale sarà possibile consultare la fattura in tutta sicurezza, che sarà disponibile per un mese o un massimo di 10 click. Il destinatario potrà anche scaricare il file XML per una successiva importazione. Il mittente, dal canto suo, potrà vedere il numero e la data-ora di visualizzazione della FE.
È possibile gestire clienti che non hanno Partita IVA ma solo Codice Fiscale?
Si possono creare clienti con solo il Codice Fiscale. Nel campo obbligatorio Partita IVA si dovrà scrivere “ITCODICEFISCALE”. Lato attivo: il cliente (che non ha P.IVA) può inviare le fatture elettronica a clienti con o senza P.IVA. Lato passivo: il cliente (che non ha P.IVA) può ricevere le fatture da fornitori dove correttamente hanno inserito nel tag opportuno il codice destinatario.
Entro quando comunicare al SDI la fattura elettronica in fatturazione immediata?
Per la modalità di fatturazione immediata è necessario comunicare allo SDI il file XML nel periodo di liquidazione IVA. Es. Se la data del documento è 31 gennaio 2019, posso trasmettere il file XML allo SDI entro il 16 febbraio 2019.
Entro quando comunicare al SDI la fattura elettronica in fatturazione differita?
Per la modalità di fatturazione differita è necessario trasmette la fattura elettronica allo SDI entro il 15 del mese successivo. Es. Se la data del documento è 3 gennaio 2019, posso trasmettere il file XML allo SDI entro il 15 febbraio 2019.
Corrispettivi giornalieri: cosa succede?
Dal 1° luglio 2019 scatta l’obbligo di invio telematico dei corrispettivi giornalieri da parte di tutti i soggetti che hanno un volume d’affari superiore a 400 mila euro di fatturato. Poi, a partire dal 1° gennaio 2020 da parte di tutti i soggetti che gestiscono corrispettivi, sostituendo la certificazione del registro dei corrispettivi. Continueremo comunque a consegnare scontrini e ricevute al contribuente o consumatore finale.
C'è l’obbligo di mantenere sezionali separati tra analogico ed elettronico?
La numerazione delle fatture di vendita, a prescindere dalla modalità analogica o elettronica, deve garantire l’identificazione univoca e la progressione, secondo quanto chiarito dalla Circolare n. 1/E del 10 gennaio 2013. Non vi è obbligo di adottare sezionali per i flussi elettronici separati da quelli analogici e quindi non vi è nessun rischio di sanzione, sia in fase di emissione che per la conservazione. Si ricorda a tutti che la Circolare n. 36/E del 6 dicembre 2006 è stata abrogata da tempo dal 27 giugno 2014 con l’entrata in vigore del DM 17 giugno 2014. Rimane comunque una scelta libera di ciascun operatore economico di adottare sezionali per mantenere ordinata la propria contabilità.
Fatturazione Elettronica PA
Come funziona il flusso della fattura elettronica verso la PA tramite il Sistema di Interscambio?
Nel processo di gestione della fattura elettronica i fornitori si relazionano con il sistema di interscambio attraverso 5 canali. All’arrivo della fattura lo SdI effettua una serie di controlli esclusivamente sul Tracciato FatturaPA e non sul contenuto della fattura. Dopo i controlli lo SdI recapita le fatture all’ufficio dell’Ente corrispondente il codice IPA riportato sulla fattura.
Quando posso correggere la fattura elettronica e inviarla nuovamente e quando invece è necessaria una nota di credito?
Quante volte capita di sbagliare un dato nella compilazione di una fattura? Succede a tutti. Ma è possibile correggere una fattura e inviarla nuovamente senza dover ricorrere alla nota di credito? È possibile inviare nuovamente una fattura dopo averla corretta solo quando il SdI non ha permesso alla fattura di giungere al destinatario (codice IPA errato o campi obbligatori sbagliati) o quando la PA rigetta la fattura entro 15 giorni dalla consegna della stessa. In questi due casi la fattura non viene mandata in conservazione e può essere corretta senza dover modificare il numero o la data.
Come inserire la fattura elettronica nel sistema qualche giorno dopo averla creata?
Per questioni di tempo può succedere che dopo la creazione la fattura rimanga in sospeso. Niente paura, la fattura elettronica può essere inserita nel sistema qualche giorno dopo averla creata. Tuttavia le tempistiche per l’accettazione o il rifiuto da parte dell’Amministrazione destinataria e i successivi termini di pagamento si basano sulla data di trasmissione del documento.
Come creare velocemente un sezionale IVA per la fattura elettronica?
Per la legge italiana è possibile prevedere diversi sottoinsiemi di fatture (ad esempio quelle elettroniche alla PA e quelle cartacee tra privati), purché ogni sottoinsieme di fatture mantenga una propria numerazione progressiva. Come comportarsi in questo caso? Ciò comporta la necessità di registrare ciascun sottoinsieme di fatture in uno specifico sezionale IVA. Per quanto riguarda la PA i sezionali da definire sono almeno uno ma possono essere di più se l’Utente desidera, ad esempio, distinguere le fatture dalle note di accredito. Il sistema di archiviazione gestisce tali sezionali e garantisce un controllo rigoroso sulle loro numerazioni sequenziali. La numerazione delle fatture per sezionali si effettua di solito aggiungendo un prefisso e/o un suffisso che esprime la denominazione del sezionale stesso.
Devo conservare digitalmente le notifiche inviate dallo SDI?
Le notifiche inviate dal Sistema di Interscambio (SdI) sono soggette all’articolo 2220 del Codice Civile in materia di conservazione delle scritture contabili. Quindi questo cosa vuol dire? Sebbene non sia stato espresso esplicitamente l’obbligo, si consiglia di procedere comunque con la conservazione elettronica.
Cos’è il codice IPA?
Il Sistema di Interscambio fa riferimento a questo codice per tutte le funzioni di indirizzamento delle fatture elettroniche agli Enti. Senza non riesci ad inviare la tua fattura alla PA. Il codice IPA è l’anagrafica di riferimento dell’Ente per la fatturazione elettronica.
Quale codice dell’amministrazione devo inserire nella fattura elettronica?
Tutti gli Uffici delle amministrazioni dello Stato e degli enti pubblici nazionali che si configurano come soggetti destinatari di fattura elettronica devono essere identificati per mezzo di un codice univoco denominato “Codice Univoco Ufficio” assegnato dall’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA). Il codice è indispensabile per consentire al Sistema di Interscambio (SdI) di recapitare le fatture elettroniche alle P.A. destinatarie. I codici sono consultabili sull’IPA, www.indicepa.gov.it, che rappresenta l’anagrafica di riferimento per la fatturazione elettronica.
Cosa succede se la PA non mi ha comunicato il proprio codice IPA?
La PA ha l’obbligo di comunicare ai propri fornitori il codice IPA dell’ufficio di destinazione, ogni tanto questo non succede, e tu non puoi inviare la tua fattura e di seguito essere pagato. E allora cosa fare? Se la PA non provvede a comunicare il codice IPA al fornitore, quest’ultimo dovrà cercarlo nel portale pubblico opportuno e inserirlo nelle sue fatture.
Cosa devo esibire in caso di controlli fiscali sulle fatture elettroniche inviate alla PA?
Oggi più che mai i controlli fiscali sono attuali e all’ordine del giorno. E anche sulle fatture elettroniche si deve conservare la documentazione opportuna. Non averla, in caso di controlli, può essere un vero problema. LegalSolutionDOC è il portale che ti semplifica la vita e ti fa risparmiare quel tempo che scarseggia sempre più. Bastano pochi semplici click nel menu di conservazione del portale per scaricare fatture elettroniche e tutto il tracciato di conservazione.
Quali informazioni devo inserire nella Fattura Elettronica?
Creare una fattura elettronica non è sempre facile. Ci sono informazioni che se omesse bloccano l’invio e il recapito della fattura al destinatario. Il contenuto informativo della Fattura Elettronica prevede una serie di informazioni precise da riportare obbligatoriamente in quanto rilevanti ai fini fiscali secondo la normativa vigente; in aggiunta a queste, il formato prevede l’indicazione obbligatoria di informazioni indispensabili ai fini di una corretta trasmissione della fattura al soggetto destinatario attraverso il Sistema di Interscambio.
Posso inserire velocemente allegati? Quali dimensioni? Quali estensioni?
Alle volte si ha la necessità di accompagnare le fatture con degli allegati. Quali video, immagini, screenshot, report, ecc. Con il portale LegalSolutionDOC fornito da 2C Solution è possibile inserire qualsiasi tipo di allegato.
Posso caricare velocemente le fatture elettroniche in formato xml già pronte?
Il Sistema di Interscambio non accetta qualsiasi formato. E questo può creare non pochi problemi in quanto la fattura viene scartata e non la si riesce a far arrivare al destinatario. Con il portale di creazione ed invio delle fatture di 2C Solution è possibile caricare fatture xml già pronte ed è possibile crearle direttamente dal portale.
Come posso verificare se le mie fatture elettroniche verso la PA sono state inviate a destinazione?
Non ricevere una risposta di avvenuta ricezione da parte della PA può essere un problema e creare non poche ansie. Utilizzando il nostro portale questo problema non sussiste in quanto, inviando le fatture con il portale di trasmissione di 2C Solution, i fornitori che avranno inviato le fatture alla PA riceveranno le notifiche di avvenuta ricezione o scarto dal Sistema di Interscambio.
Fatturazione Elettronica Europea PEPPOL
Cos'è PEPPOL?
PEPPOL è l’acronimo di Pan-European Public Procurement Online. Si tratta di un’iniziativa sviluppata nell’ambito del Programma Europeo per l’Innovazione e la Competitività (CIP) che ha come obiettivo la dematerializzazione di tutti gli scambi di carta ed incentivare l’adozione dei documenti informatici grazie ad un’unica piattaforma digitale.
Quali attori sono coinvolti in PEPPOL?
Tramite la rete PEPPOL, gli operatori economici europei e le pubbliche amministrazioni possono gestire in maniera completamente dematerializzata, sicura e standardizzata lo scambio dei documenti relativi al ciclo dell’ordine ovvero documenti contabili come cataloghi, ordini e contratti, fatture, ecc.
PEPPOL è obbligatorio in Italia?
In Italia, a seguito della delibera di giunta regionale 287/2015, dal 30 giugno 2016, qualunque fornitore della PA dell’Emilia-Romagna e del Sistema Sanitario Regionale in particolare, dovrà essere in grado di ricevere in formato UBL PEPPOL gli ordini ed avrà l’obbligo di inviare i DDT delle proprie forniture alla piattaforma regionale Intercent-ER, l’Agenzia regionale per lo sviluppo dei mercati telematici. L’emissione, la trasmissione, il ricevimento, la conservazione e l’archiviazione dei documenti del ciclo passivo in forma elettronica avvengono attraverso il SiCiPa‐ER (Sistema regionale per la dematerializzazione del Ciclo Passivo) che è formato a sua volta da NoTI-ER (Nodo Telematico di Interscambio Regionale) e ParER (Polo Archivistico Regionale).
Quali sono i vantaggi PEPPOL?
Il servizio PEPPOL ti permette di: ridurre i costi di integrazione con i più comuni ERP del mercato Mediante workflow specifici del cliente che consentono di gestire qualsiasi tracciato dati strutturato; ridurre i tempi di implementazione di un progetto Peppol mediante l’utilizzo di una libreria on demand di profili PEPPOL già implementati e pronti all’uso in grado di gestire i tracciati standard più comuni; ridurre i tempi di ricerca dei documenti mediante un portale web che consente di monitorare e visualizzare i documenti inviati e ricevuti dai trading Partner, tracciando in tempo reale lo stato di ogni singola transazione; ridurre la complessità di gestione del processo amministrativo mediante l’integrazione di diversi servizi disponibili sulla piattaforma 2C Solution, come quello di archiviazione e di conservazione documentale, invio fatture elettroniche alla PA, che sfruttano il canale PEPPOL; ridurre i tempi di gestione di progetti e delle attività di supporto mediante una struttura di Project Management e Help Desk qualificata e locale, che si prende in carico ed evade le richieste in maniera rapida e puntuale.
PEPPOL in Emilia Romagna: come funziona?
A partire dal 31 Gennaio 2016 e sulla base di step progressivi, tutti i fornitori della PA Regione Emilia Romagna e del Sistema Sanitario Regionale avranno l’obbligo di ricevere ordini e inviare documenti di trasporto, secondo le scadenze prefissate, tramite la piattaforma realizzata da Intercent-ER, l’Agenzia per lo sviluppo dei mercati telematici della Regione Emilia Romagna. Dal 31 gennaio 2016 Le procedure di gara per l’acquisizione di beni e servizi effettuate dalla Regione, dagli Enti regionali e dalle Aziende sanitarie devono contenere clausole relative all’obbligo per i fornitori di ricevere ordini e inviare documenti di trasporto in formato elettronico tramite NoTI-ER. Dal 30 giugno 2016 Le Aziende Sanitarie sono tenute a: emettere ordini esclusivamente in formato elettronico; emettere documenti di trasporto indirizzati alle altre Aziende ed Enti del Servizio Sanitario Regionale esclusivamente in formato elettronico; creare le condizioni tecnologiche per ricevere i documenti di trasporto in forma elettronica. Dal 31 gennaio 2017 la Regione e gli Enti regionali sono tenuti a: emettere ordini esclusivamente in formato elettronico; creare le condizioni tecnologiche per ricevere i documenti di trasporto in forma elettronica.