Eprocurement: come cambia l’ufficio acquisti

Per sfruttare al meglio le opportunità offerte dai sistemi di eprocurement, nazionali e non, è necessario dotarsi di strumenti abilitanti. Queste soluzioni digitali cambiano profondamente la quotidianità dell’azienda, ovviamente in meglio. Le pratiche vengono gestite più velocemente, i processi sono ottimizzati e più snelli, il personale impiegherà meno tempo a occuparsi di atti burocratici routinari. Non bisogna quindi temere l’impatto della digitalizzazione sull’ufficio acquisti, anzi si potranno apprezzare rilevanti benefici con conseguenze su tutta l’impresa. Approfondiamo questo aspetto, per capire anche come adeguarsi al meglio ai sistemi di eprocurement previsti dai legislatori.

Eprocurement: procedure più snelle con il digitale

L’implementazione di sistemi di eprocurement è un obiettivo strategico individuato dai legislatori per:

• facilitare lo scambio documentale;
• ampliare la possibilità di partecipazione ai bandi a più categorie di soggetti, come le PMI;
• rendere più trasparente il processo di approvvigionamento;
• semplificare le regole, attraverso l’adozione di specifiche tecniche comuni;

Questi traguardi si possono raggiungere grazie alla digitalizzazione dei processi di acquisto, privati e pubblici, con benefici per tutta la supply chain. Un esempio interessante relativo a questo ambito è il mercato unico digitale europeo, nel cui contesto sono fiorite negli ultimi anni innovazioni come la fattura elettronica europea. Uno strumento, quest’ultimo, introdotto proprio perché in grado di garantire interoperabilità dei sistemi, grazie all’utilizzo dello standard XML UBL per predisporre la fattura e dell’infrastruttura di rete Peppol per trasmetterla. Peppol viene utilizzato in Italia anche per gestire gli ordini elettronici della Sanità, che da febbraio devono obbligatoriamente transitare dal NSO – Nodo Smistamento Ordini.

È chiaro come le procedure in questo modo si semplifichino drasticamente. L’ufficio acquisti non dovrà più occuparsi di gestire documenti cartacei come moduli, certificazioni, fatture e ordini analogici, rivolgendosi a sportelli e intermediari per partecipare a un appalto o affrontare una qualsiasi delle fasi del processo di approvvigionamento / fornitura.

La gestione dell’eprocurement: software documentali, Peppol e outsourcing

La digitalizzazione portata dall’eprocurement rende più facili le procedure, perché basterà predisporre il documento in formato standard grazie al proprio sistema gestionale aziendale e poi trasmetterla a Peppol. Sarà Peppol a occuparsi di indirizzarla al giusto destinatario, mentre i nodi di interscambio individuati dai legislatori (come lo SDI – Sistema di interscambio in Italia o ancora il già citato NSO) valuteranno se ci sono errori e, nel caso, rigetteranno il documento spiegando cosa non va bene. Per utilizzare Peppol bisogna sottoscrivere un accordo commerciale con un service provider certificato da Agid, che offra il servizio alle aziende. I documenti andranno conservati a norma, importante quindi dotarsi in azienda di un modulo gestionale adatto al compito.

Tuttavia, esiste una soluzione ancora più semplice. Infatti, nel caso si scelga di affidare la gestione del processo a un partner esterno, optando quindi per una soluzione in outsourcing, le incombenze da affrontare si riducono ulteriormente. Tutte le procedure saranno compito del service provider, che lascerà quindi libero il personale di gestire in modo più efficace il proprio tempo lavorativo. La soluzione è particolarmente utile se si hanno anche clienti extra europei, perché in questo modo non ci saranno problemi se le procedure di eprocurement del Paese di riferimento non contemplano l’uso di Peppol ma di altri canali. Il provider sarà in grado di gestire canali di trasmissione differenti, mentre per l’azienda cliente questo potrebbe risultare oneroso e complesso.

I vantaggi dell’utilizzo dei dati nell’eprocurement

I sistemi di eprocurement fanno risparmiare le aziende e le pubbliche amministrazioni. La digitalizzazione, infatti, permette di avere sotto controllo ogni fase del processo d’acquisto, con la garanzia di maggiore trasparenza. Questo obiettivo è stato fulcro dello sviluppo del Nodo Smistamento Ordini in Italia: la necessità dello Stato era quella di razionalizzare le spese della Sanità pubblica, la voce più pesante in bilancio. Il tracciamento delle operazioni e la maggior trasparenza consentono di evitare gli sprechi, di capire dove si spende di più e come è possibile risparmiare. Lo stesso vale ovviamente per le aziende private che si trovano a dover utilizzare sistemi di eprocurement in rapporti B2B o B2G.

L’integrazione nei propri sistemi aziendali di strumenti innovativi come moduli per la Big data analisys permettono di sfruttare la mole di dati ricavati dalle attività di eprocurement (estratti per esempio dalle fatture elettroniche) per ottenere informazioni utili al risparmio. Oltretutto, i dati sono importanti anche per svolgere analisi predittive e capire dove andare a investire in futuro. Operazioni che il personale dell’ufficio acquisti, se dotato di apposito software, potrà svolgere grazie a comode dashboard di controllo che forniscono report aggiornati sulla situazione.

I dati, ovviamente, vanno protetti nel modo adeguato, in compliance al regolamento europeo GDPR. Tuttavia, bisogna sottolineare che l’eprocurement è più sicuro del processo d’acquisto tradizionale. I sistemi coinvolti sono certificati da autorità che ne valutano e testano la resistenza agli attacchi o le vulnerabilità che presentano. Se l’azienda si dota di soluzioni in outsourcing poi, avrà garanzie maggiori. I service provider, infatti, applicano tutte le necessarie misure per garantire la business continuity ed evitare intrusioni, sottrazione dei dati o compromissione dei sistemi aziendali.