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Lo scenario che va configurandosi in Europa è quello di un mercato unico digitale, realizzabile attraverso l’e-procurement. La digitalizzazione della PA, dei sistemi e delle procedure per accedere e partecipare alle gare pubbliche, infatti, è una priorità se si vuole supportare il business di aziende e pubbliche amministrazioni con stakeholder internazionali, ampliando le possibilità di ogni soggetto e accorciando le distanze tra gli Stati sul piano commerciale. Gli enti europei stanno sostenendo questa visione d’insieme promuovendo, attraverso mirate normative comunitarie, l’adozione di strumenti digitali. L’obiettivo è proprio quello di trasformare il sistema legato agli appalti, innovando con vantaggi per aziende pubbliche e privati. Un’occasione per sfruttare i benefici dell’iniziativa: analizziamo la situazione, individuando per chiarezza cinque punti particolarmente vantaggiosi per le imprese.
1 – Automazione dei processi con l’e-procurement
La digitalizzazione porta comodità a chi la sa sfruttare. L’e-procurement, attraverso proprio la trasformazione digitale di processi complicati e macchinosi, favorisce l’approccio delle aziende al mercato internazionale. Questo perché le procedure risultano essere più semplici, sia da capire sia da affrontare, grazie all’automazione. Non bisogna più stampare e compilare numerosi moduli e richieste o inviare documenti con il rischio di scordarsi qualcosa o fare errori e precludersi così la possibilità di partecipare a una gara interessante per il proprio business. Con i sistemi di e-procurement tutto è automatizzato e dematerializzato.
L’NSO: un esempio di e-procurement
Per fare un esempio, si pensi all’utilizzo del NSO – Nodo smistamento ordini, lo strumento individuato dal Governo italiano per lo scambio di documenti d’ordine elettronici tra privati ed enti del Servizio Sanitario Nazionale. Un sistema di e-procurement, completamente digitale. Il fornitore che sottoscrive un contratto con un’azienda pubblica sanitaria da febbraio 2020 deve solo dotarsi di un sistema gestionale informatico capace di realizzare documenti in formato standard UBL XML. Poi, sarà necessario avere la PEC oppure sottoscrivere un accordo con un access point Peppol (funzione spesso offerta dagli stessi service provider che producono i software per la gestione documentale) e, in automatico e senza fatica, potrà adempiere agli obblighi burocratici. Ci pensano il sistema e la PEC oppure l’access point, quest’ultimo garantendo la trasmissione all’infrastruttura di rete Peppol, a inviare o ricevere l’ordine elettronico. Una soluzione a prova di stress.
2 – Contenimento dei costi e risparmio di tempo grazie all’e-procurement
Ovviamente, l’automatizzazione dei processi conduce a due ulteriori vantaggi, che possono essere apprezzati sia dal management che dai dipendenti dell’azienda: si risparmiano tempo e soldi. I sistemi di e-procurement, infatti, richiedono solo un piccolo investimento iniziale per implementare nella propria impresa gli strumenti informatici necessari. Poi, è tutto gratuito. La spesa iniziale è contenuta, perché gli hub di gestione documentale, soprattutto se basati su cloud, non sono particolarmente costosi. In più si potrà avere il vantaggio di non dover spendere in carta e stampanti, una voce nel bilancio aziendale mai trascurabile, almeno fino alla diffusione della dematerializzazione documentale. Si risparmia anche perché una gestione digitale delle fasi di e-procurement, nell’ambito di gare pubbliche, permette di tenere sempre sotto controllo le spese. Si pensi che uno dei motivi per cui in Italia è stato introdotto il Nodo Smistamento Ordini è proprio quello di controllare le spese della Sanità, apportando maggiore trasparenza e garantendo più risparmio. Si inizia a utilizzare questo strumento di e-procurement proprio da tale settore perché la Sanità è la voce più pesante nel bilancio dello Stato. Gli stessi benefici possono essere riscontrati anche nei privati che se ne serviranno.
Il risparmio di tempo, poi, sarà da subito evidente: le procedure digitali sono più rapide da gestire. Non ci si deve recare in uffici, passare ore a preparare le carte, per poi magari accorgersi di essersi scordati qualcosa. Sono noie del passato, che non riguardano l’e-procurement. Un aspetto che non riguarda solo la parte documentale dell’appalto. Infatti, con pochi click si possono consultare i bandi e partecipare alle gare di interesse grazie alle piattaforme digitali dedicate, come il Mepa.
3 – L’e-procurement standardizza i processi
A livello europeo, si sta lavorando per costruire un ecosistema di e-procurement attraverso l’introduzione di strumenti standard. L’interoperabilità è una priorità per poter definire un sistema comune, avulso dalle difficoltà date da normative nazionali tutte diverse che prevedono a loro volta strumenti, formati e regole differenti per ogni Paese. Un passo importante è stato affrontato con l’introduzione della fattura elettronica europea, basata sul formato standard UBL XML. Si tratta di un formato riconosciuto a livello internazionale come standard per la produzione di documenti commerciali. Entro aprile 2020, le pubbliche amministrazioni di tutta Europa dovranno essere in grado di ricevere documenti così. Perciò, sarà più facile per le aziende fornitrici ampliare il proprio business. Non bisognerà infatti avere a che fare con le burocrazie locali, ma basterà adottare un hub di gestione documentale per creare i file UBL XML e si potranno fare affari con tutta l’Unione Europea senza timori.
4 – Innovarsi grazie all’e-procurement
Gli appalti sono un settore vitale per un’azienda. Digitalizzare un ambito così cruciale per un’impresa significa andare a modificare l’anima stessa dell’attività commerciale: la digitalizzazione entra attraverso l’e-procurement nella quotidianità delle imprese. E il vantaggio, oltre a quelli fin qui rappresentati, è anche quello di far conoscere nuove possibilità portate dall’innovazione. Per esempio, anche una piccola o media impresa, che non dispone di grandi risorse per approcciare le nuove tecnologie, avrà la possibilità di saggiare innovazioni come i Big Data. Sul mercato esistono soluzioni che integrano in un unico sistema informatico le funzionalità di fatturazione elettronica e credit risk. L’azienda non dovrà far nulla, lo strumento da solo raccoglie i tanti dati ottenuti dalle fatture elettroniche stesse e li elabora, producendo risultati utili per comprendere l’affidabilità delle aziende clienti. Un’occasione che, altrimenti, richiederebbe grosse cifre per studi e analisi di settore. A loro volta, i risultati ottenuti dall’elaborazione delle grandi quantità di dati provenienti dai documenti commerciali possono essere analizzati dal management dell’azienda, per strutturare le proprie future strategie di procurement.
5 – Stare al passo con il futuro
Oltre a tutto ciò, va ricordato che le soluzioni date dall’implementazione dell’e-procurement sono destinate ad aumentare ancora di più. Insomma, se un passato di carta va abbandonato per un presente digitale, non bisogna trascurare il fatto che ci sarà un domani ancora più innovativo. Basta pensare alla futura roadmap della digitalizzazione del ciclo dell’ordine, ai propositi UE di dematerializzare ancora più ambiti, all’iniziativa italiana di ampliare in futuro il Nodo Smistamento Ordini ad altri settori senza limitarsi alla Sanità (progetto già annunciato sul sito della Ragioneria di Stato, l’ente che gestisce NSO). E ancora, si stanno sperimentando applicazioni della tecnologia blockchain per certificare gli scambi documenti e la fatturazione.
È importante quindi per un’azienda restare al passo, affidandosi a un service provider che abbia un respiro internazionale, inserito in realtà europee associative e organizzative, che disponga delle giuste certificazioni e che garantisca un aggiornamento costante sulla normativa. Solo così, anche in futuro, l’e-procurement non sarà un timore ma una risorsa.
