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Un trampolino per l’innovazione di tutta l’azienda: il document management è il mezzo per raggiungere gli obiettivi zero carta e massima efficienza, sfruttando al meglio i vantaggi della dematerializzazione. Gli strumenti normativi dei legislatori europei in materia di trasformazione digitale delle procedure amministrative e fiscali, nonché dell’intero ciclo dell’ordine, infatti non mancano. Tuttavia, è necessario che le imprese siano in grado di sfruttarli appieno, cogliendone la vera essenza di leve per la trasformazione digitale. Per concretizzare questa visione, è indispensabile dotarsi dei giusti tool, come SolutionDOC di 2C Solution, piattaforma studiata apposta per il document management. Vediamo tutto quello che bisogna sapere per beneficiare di tutti i vantaggi della gestione documentale digitale.
Perché il document management è vantaggioso
La gestione documentale tradizionale implica alti costi, burocrazia eccessiva e perdite di tempo per le aziende. Per superare queste difficoltà, i legislatori europei si sono attivati negli ultimi anni per individuare soluzioni digitali che permettessero di adempiere agli obblighi fiscali e amministrativi senza dover ricorrere a montagne di carta. Nell’ottica della creazione di un sistema comune di regole e strumenti che abilitino la dematerializzazione delle procedure, sono state introdotte innovazioni come la fatturazione elettronica europea (a livello UE) e il Nodo Smistamento Ordini (in Italia, a livello nazionale).
Ovviamente, adeguarsi all’utilizzo di questi sistemi obbligatori per legge richiede alle aziende di dotarsi di strumenti informatici adatti allo scopo. Questo non deve però banalmente essere percepito come un oneroso impegno che richiede di investire grandi somme o affrontare ostacoli tecnologici.
L’informatizzazione delle procedure aziendali attraverso l’impiego di software per il document management è in grado di rivoluzionare gli assetti dell’impresa, favorendone il business e consentendo di ottimizzare tempi e spese. Una soluzione come SolutionDOC di 2C Solution può supportare l’impresa in quest’ottica di digitalizzazione.
Come trarre beneficio dal document management
È importante individuare una soluzione che possa essere perfettamente integrata con i sistemi aziendali, per offrire la massima comodità all’azienda. In questo modo infatti le operazioni vengono completamente automatizzate. Questo semplifica il lavoro degli uffici amministrativi, riduce i tempi necessari alla compilazione dei documenti e all’espletamento delle pratiche fiscali. Lo strumento SolutionDOC Document Management System di 2C Solution ad esempio è in grado di svolgere compiti di organizzazione, ricerca, catalogazione e gestione dei documenti in modo automatico. Dotato di un’interfaccia intuitiva e semplice da utilizzare, renderà più rapido il lavoro e permetterà di ottimizzare i processi interni aziendali. Oltretutto, la soluzione è personalizzabile a seconda delle necessità dell’impresa e della tipologia di business portato avanti. Per esempio, il tutto può essere fruito sia in cloud sia on premises.
L’adozione della suite SolutionDOC avvantaggia in particolare le grandi aziende perché aiuta concretamente a ottimizzare la gestione dei documenti informatici. I benefici sono:
- Costi ridotti: la gestione digitale della documentazione aiuta a ridurre i costi dedicati all’amministrazione, soprattutto se la soluzione adottata è in cloud.
- I processi aziendali sono digitalizzati e di conseguenza ottimizzati, resi più fluidi dalla gestione telematica dei documenti. Non ci sono intoppi e la business continuity viene garantita: un aspetto importante soprattutto alla luce delle necessità emerse durante l’emergenza da coronavirus.
- L’azienda si mantiene competitiva sul mercato, grazie all’adozione di una soluzione tecnologica che le permetterà di valorizzarsi e incrementare la propria reputazione. La trasformazione digitale dei processi non è più un surplus per le imprese, ma un aspetto da abbracciare appieno per trarne il massimo.
Una suite per ogni necessità
SolutionDOC di 2C Solution è una suite dedicata alla gestione documentale delle aziende sotto ogni aspetto. Oltre al modulo specifico per il document management, è corredata da moduli sia per l’enterprise content management che per il business process management. La prima soluzione consente di creare piattaforme interne per sviluppare cruscotti personalizzati e aree di lavoro che semplificano la quotidianità. L’altra soluzione, dedicata al BPM, serve per facilitare la comunicazione a più livelli. Velocizza infatti il workflow informativo, rendendo più rapidi i processi.
Tutti e tre gli strumenti consentono di sfruttare al meglio i vantaggi della digitalizzazione, portando l’azienda a un livello superiore di innovazione. Una condizione che si rifletterà positivamente anche sui clienti, i quali avvertiranno l’impresa come efficiente e all’avanguardia, apprezzando la rapidità delle procedure e la fluidità nell’erogazione di servizi.
