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L’utilizzo sempre più intenso della posta elettronica certificata, che ha assunto la funzione di principale strumento di comunicazione nell’ambito della Pubblica Amministrazione, comporta la necessità di gestire il processo di conservazione evitando dispersioni, alterazioni e non rintracciabilità delle email aventi valore legale e soggette a una conservazione decennale.
La normativa sulla conservazione digitale PEC
I messaggi PEC rappresentano una corrispondenza con rilevanza giuridica dell’attività dell’impresa, pertanto devono essere conservati per dieci anni in osservanza all’art. 2220 cod. civ. Inoltre, i messaggi PEC che presentano un contenuto rilevante ai fini commerciali devono essere conservati anche per soddisfare la norma fiscale (art. 22 del d.P.R. 600/73).
Essendo i messaggi PEC dei documenti informatici, l’art. 43 del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) dispone che la conservazione degli stessi venga eseguita nella modalità digitale secondo le regole tecniche in materia di sistema di conservazione.
Secondo le ultime disposizioni in materia, il DPCM 03 dicembre 2013 pubblicato in data 12 marzo 2014 prevede le “Regole tecniche” in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, 43, 44, 44-bis e 71 del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.
Come conservare la PEC?
La necessità di procedere ad una sistematica conservazione dei messaggi di posta elettronica certificata diventa ancor più essenziale se si pensa che il certificatore è obbligato soltanto a tenere traccia delle informazioni che viaggiano attraverso il canale PEC per 30 mesi. Tenere traccia significa che è obbligato, per questo periodo, a mantenere solo i log che riportano unicamente il mittente, il destinatario, l’identificativo univoco della mail e l’oggetto ma non il contenuto del messaggio. Se una controversia dovesse vertere sul contenuto della comunicazione, i log del gestore non potrebbero essere di aiuto e l’unico modo per avere una prova opponibile a terzi è quello di conservare e dimostrare di aver conservato la ricevuta di ritorno con il messaggio allegato.
Adottare sistemi idonei alla conservazione, per l’attuazione dei principi di Amministrazione Digitale, diventa, pertanto, una necessità sempre più impellente.
Per far fronte a questa esigenza il servizio LegalSolutionDOC – PEC (prodotto e gestito da 2C SOLUTION conservatore accreditato AGID e certificata ISO 27001:2013) garantisce la CONSERVAZIONE DIGITALE a norma di legge dei messaggi PEC e delle relative ricevute. Il servizio permette di archiviare e conservare in tutta sicurezza la corrispondenza certificata PEC delegato il processo e la responsabilità al conservatore accreditato 2C SOLUTION.
Il servizio LegalSolutionDOC – PEC è:
- Sicuro: il sistema ha una sicurezza totale (certificazione ISO 27001:2013)
- Facile: il servizio archivia e conserva tutto quello che transita per l’account PEC, l’utente non deve fare e preoccuparsi di nulla
- Senza pensieri: delega a 2C SOLUTION, conservatore accreditato AGID (http://www.agid.gov.it/agenda-digitale/pubblica-amministrazione/conservazione/elenco-conservatori-attivi )
- Economico: scoprilo.
Quadro normativo di riferimento
Si riporta di seguito un quadro riepilogativo della normativa di riferimento che sarà applicata nel servizio di conservazione sostitutiva della Posta Elettronica Certificata.
- DPR n.68 del 11 febbraio 2005: Regolamento recante disposizioni per l’utilizzo della PEC
- D.Lgs. n.82 del 7 marzo 2005: Codice dell’Amministrazione digitale, coordinato e aggiornato dal D.Lgs. n.235 del 30 dicembre 2010
- DPCM del 6 maggio 2009: Disposizioni in materia di rilascio e uso di caselle PEC