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La digitalizzazione delle procedure documentali non solo è in grado di rivoluzionare la gestione interna alle aziende, ma negli istituti di credito ha un forte impatto anche sui processi bancari. Iter più semplici, veloci e snelli si ripercuotono in modo positivo sul servizio offerto ai clienti, oltre a favorire l’ottimizzazione del lavoro, permettendo di risparmiare tempo e denaro. Un esempio virtuoso e concreto di questa possibilità è dato dal caso di DEPObank, che è stata assistita nel suo percorso di transizione al digitale dal service provider 2C Solution.
Perché digitalizzare i processi bancari: le necessità di DEPObank
Proprio come succede all’interno delle aziende e delle pubbliche amministrazioni, anche la banca può trarre vantaggio dalla dematerializzazione. Digitalizzare i processi bancari consente all’istituto di ottenere:
- Risparmio di costi: non solo si evitano acquisti di carta e stampanti, ma i supporti digitali hanno costi contenuti e al contempo permettono di ottimizzare il lavoro quotidiano aumentando la produttività ed evitando gli sprechi. Inoltre, la conservazione è meno cara;
- Meno tempo perso: gli strumenti digitali velocizzano le operazioni e l’erogazione del servizio. Si pensi alla comodità dei sistemi di home banking, tanto apprezzati dal pubblico;
- Più efficienza: ovunque ci si trovi e in qualsiasi situazione, disponendo di una piattaforma gestionale digitale, si può intervenire e soddisfare le richieste dei clienti. Inoltre, il flusso di persone in filiale viene meglio gestito, perché per tante operazioni non sarà necessario recarsi allo sportello.
Prima dell’intervento: i processi bancari cartacei
DEPObank, istituto di credito con specializzazione in security service e servizi di pagamento, soffriva dei problemi che comporta una vetusta gestione delle operazioni basata sulla carta. Cartelline e documenti cartacei riempivano gli uffici dell’area dedicata ai security service, bloccando il potenziale di quell’importante unità. Nel 2018, con lungimiranza DEPObank ha scelto il digitale ed è così stata avviata la collaborazione con il service provider 2C Solution. La situazione è ovviamente cambiata, rivoluzionando il modo di gestire i processi bancari.
L’intervento di 2C Solution per i processi bancari di DEPObank
Per prima cosa, DEPObank ha richiesto a 2C Solution un’analisi delle procedure in essere all’interno della banca, in modo da poter dettagliare tutto quello che succedeva e capire come intervenire al meglio per superare le difficoltà. Jennifer Russo e Mirko Piazza, Project Manager di 2C Solution hanno spiegato: “Con questo progetto abbiamo lavorato sull’ottimizzazione dei processi operativi. Già all’avvio della collaborazione abbiamo cercato subito di ridurre i costi di produzione e di conservazione dei documenti”. Infatti, il carico della carta stampata era notevole e impattava sia sul bilancio aziendale sia sulla quotidianità dei lavoratori. Gli esperti di 2C Solution hanno iniziato il lavoro di rivoluzione digitale di DEPObank con uno studio di fattibilità, che ha portato il service provider a un assessment dei processi documentali in uso. Al contempo, si è cercato anche di analizzare a fondo le strutture organizzative presenti in DEPObank, traducendole in procedure digitali.
Processi bancari digitali per DEPObank
Per favorire la transizione, DEPObank ha saggiamente investito in tecnologie, fornendo nuove postazioni di lavoro e sostituendo vecchi computer con laptop più performanti e due schermi per ogni operatore. Gli esperti di 2C Solution hanno lavorato per far percepire alla banca quelli che potevano essere i benefici del passaggio al digitale, consci che passare dall’operatività quotidiana dominata dalla carta a un metodo di lavoro diverso possa spaventare i dipendenti. In tutto, sono stati interessati da questi cambiamenti ben centosessanta dipendenti, ognuno dei quali produceva circa cinquanta fogli di carta al giorno, che poi venivano catalogati e archiviati. Con l’intervento di 2C Solution, si è uniformato il modo di lavorare grazie all’introduzione di un unico punto di accesso ai documenti digitali catalogati. Si evita quindi di perdere tempo per cercare ciò di cui si ha bisogno. Per esempio, in caso di controllo, DEPObank è in grado di fornire alle autorità tutta la documentazione necessaria alle verifiche con pochi click, lo stesso avviene per soddisfare le richieste dei clienti. I servizi di conseguenza sono migliorati, l’istituto è in grado di affrontare i processi bancari con rapidità, dando risposte in tempo reale alle esigenze. A ciò si aggiunge un workflow lavorativo che consente rapida comunicazione a più livelli dell’azienda, con i flussi autorizzativi delle pratiche resi più snelli grazie all’introduzione di innovazioni come la firma digitale.
Il risultato: processi bancari ottimizzati e mentalità più smart
La collaborazione tra DEPObank e 2C Solution ha portato quindi a una rivoluzione della gestione dei processi bancari. Una situazione che ha portato arricchimento a tutte e due le società:
“Questo progetto da quando è iniziato è stato motivo di crescita per entrambe le realtà – commentano Russo e Piazza -. Abbiamo analizzato situazioni nuove per noi, portando la nostra lunga esperienza a vantaggio di DEPObank, riuscendo a far fronte alle esigenze del cliente”.
