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SCILM S.p.a.
Cliente: SCILM S.p.a.
Settore: Arredamento
Profilo aziendale
Scilm S.p.a. si occupa da oltre 30 anni creare e sviluppare idee innovative che, attraverso la ricerca, trasforma in componenti ad alto valore per le cucine e l’arredamento.
L’obiettivo principale di SCILM SPA era quello di iniziare il progetto SolutionDOC all’interno dell’azienda con la gestione dei documenti amministrativi (ciclo attivo e passivo). Questa documentazione era gestita a livello cartaceo (con i documenti fotocopiati varie volte) e alcuni archiviati, nel migliore dei casi, in modalità digitale tramite una serie di cartelline di Windows con l’ENORME spreco di tempo di gestione e ricerca se non la perdita degli stessi.
L’azienda avvertiva l’esigenza di adottare un sistema di archiviazione documentale, per una più rapida ricerca, ma anche di un sistema di conservazione digitale legale per l’eliminazione della carta che aveva raggiunto livelli notevoli. Grazie alla soluzione SolutionDOC l’obiettivo è stato raggiunto e nel contempo è stato attivato il flusso di approvazione delle fatture fornitore interagendo con il gestionale del cliente per il recupero dei centri di costo associati al fornitore con l’autorizzazione dei pagamenti.
Scilm S.p.A. ha scelto SolutionDOC® con l’obiettivo di riorganizzare tutte le informazioni aziendali in modo da semplificarne la gestione e renderle più facilmente reperibili. Tutti i documenti sono archiviati all’interno di SolutionDOC® attraverso dei tool di automazione che si interfacciano allo Scanner e sono catalogati (fascicolati) in più modi diversi (mantenendo comunque l’unicità del documento) per poter dare all’ufficio amministrativo la catalogazione e l’accesso ai dati desiderato. In altri termini è stata replicata la catalogazione dei documenti esattamente com’era precedentemente a livello cartaceo.
I successi 2C Solution: la parola del nostro cliente
Durante il nostro percorso di crescita, SolutionDOC® si è rivelato uno strumento prezioso non solo in fase di gestione dei documenti amministrativi, ma soprattutto per facilitare le operazioni di Flusso Autorizzazione Fatture Passive. Facendo interagire SolutionDOC® con il nostro gestionale (Galileo su tecnologia AS400), siamo riusciti ad adottare processi aziendali innovativi e misurabili.
Luca Marchioro – Responsabile dei sistemi Informativi SCILM
La velocità di gestione e la precisione delle informazioni si traducono in ORGANIZZAZIONE e RISULTATI che parlano da sé. “Un risultato concreto,” afferma Luca Marchioro, “è che prima dell’introduzione del sistema SolutionDOC, l’approvazione di una fattura avveniva in 30gg sempre che lo scambio infinito di mail andasse a buon fine, senza contare le incomprensioni. Ora tutto è monitorato e la fattura è approvata nel tempo di un click con il tempo medio di autorizzazione che è arrivato a 2-3 giorni.”
“Inoltre,” continua Luca, “dopo i primi mesi quando il “contenitore digitale “si stava man mano riempiendo, la facilità di ricerca e condivisione dei documenti anche con clienti e fornitori è stata immediata con un risparmio di tempi e soprattutto dì energie grandioso. Su questo punto è sempre molto difficile, in maniera approssimativa possiamo aggirarci attorno ad risparmio di minimo 15 minuti al giorno nella ricerca, moltiplicato questo dato per 220 giorni lavorativi per 50 colleghi … beh arriviamo a minimo a 3.000 ore/anno di tempo risparmiato. Se si moltiplica tale dato per un costo a risorsa di 20 euro/ora, abbiamo un rispariamo di 60.000 euro/anno! Se anche dividiamo per 2 questo dato per essere più restrittivi sono sempre e comunque 30.000 euro/anno.”
I benefici ottenuti grazie a SolutionDOC®
Integrando con SolutionDOC® i propri sistemi, SCILM SPA è riuscita a mantenere il passo di crescita strutturale sfruttando l’adattabilità della piattaforma. Inoltre l’azienda ad oggi ha completamente abbandonato il magazzino interno e le risorse che venivano impiegate nella gestione dei componenti ad oggi svolgono altre attività interne.
Ad oggi SCILM SPA ha potuto dematerializzare TUTTI i documenti aziendali, ed è nelle condizioni di poter affrontare il trend di crescita che ha avuto sino ad oggi per il futuro. Per la realizzazione di questo ambizioso progetto, possiamo affermare che SolutionDOC® si è rivelato uno strumento indispensabile per la gestione documentale supportato da un team di progettazione e assistenza con elevato grado di competenza.