OrtoRomi Società Cooperativa Agricola

Ciclo Attivo Il ciclo attivo archivia agevolmente i file in quanto resi disponibili direttamente (unitamente agli indici di ricerca) dal Gestionale. Ad Hoc popola la tabella di frontiera definita con i dati della fattura, SolutionDOC® archivia il documento rimuovendolo dalla cartella di origine. Le fatture archiviate nel documentale SolutionDOC® vengono poi conservate digitalmente e gli utenti possono ricercare i documenti tramite gli indici di ricerca (data, numero fattura, rag. Sociale, ecc…) e tutti gli altri strumenti del portale (MegaSearch, FullText, …). Mediante un’integrazione sviluppata da 2C Solution, gli utenti possono aprire e visualizzare i documenti direttamente dall’interfaccia del Gestionale AdHoc, tramite un’apposita icona.

Ciclo Passivo Per il ciclo passivo viene utilizzato il supporto di RegisterDOC. Questa soluzione consente di gestire i documenti cartacei i quali, previa scansione e registrazione in contabilità, vengono archiviati in SolutionDOC® tramite i metadati rintracciati. Questa soluzione consente di gestire quasi metà dei documenti passivi, il restante 60% dei documenti passivi è in formato digitale. A livello operativo, l’utente, dopo il salvataggio della registrazione della Fattura Passiva all’interno di AdHoc e l’utilizzo del componente RegisterDOC appone l’etichetta virtuale sul documento, recupera i metadati dal gestionale e procede all’archiviazione dello stesso in SolutionDOC®. Nel documentale SolutionDOC® viene inoltre riproposta la struttura di cartellinatura che suddivide i documenti nelle due Business Unit aziendali.

DDT Attivi Come per le Fatture Attive, i DDT vengono archiviati direttamente da AdHoc, limitando al minimo le operazioni manuali. Inoltre, grazie ad una personalizzazione ed al barcode presente sui documenti, si è resa possibile la sostituzione dei DDT archiviati dal gestionale con quelli firmati dal corriere al ritiro della merce, mediante raccolta e scansione da parte dell’operatore preposto. Le scansioni in formato PDF vengono salvate in un’area condivisa e SolutionDOC®, monitorando la cartella delle scansioni, archivia il singolo DDT (sostituendo il file DDT originale). E’ stato inoltre messo a disposizione un sistema di controllo che permette all’azienda di visualizzare la lista dei DDT non scansionati (e quindi non firmati).

DDT Passivi Per la gestione dei DDT Passivi, si è condivisa una soluzione ibrida, ovvero la possibilità di poter stampare il documento cartaceo, farlo sottoscrivere a penna dal trasportatore ed apporre un Barcode identificativo del documento. In questo modo i documenti firmati in cartaceo vengono scannerizzati ed archiviati nella piattaforma SolutionDOC®. L’operatore che registra i dati del DDT in AdHoc, associa alla registrazione il valore presente nell’etichetta. In automatico le scansioni in formato PDF vengono salvate in un’area condivisa accessibile SolutionDOC® il quale monitora costantemente la cartella delle scansioni ed archivia i DDT singolarmente, recuperando i dati dalla tabella di frontiera.

Documenti Bancari e Note Spese SolutionDOC® recepisce i documenti bancari (estratti conto, carte, …) e i relativi indici necessari all’archiviazione grazie ad una struttura di cartellinatura del file system situata all’interno della rete OrtoRomi e utilizzata per contenere i documenti trascinati al suo interno con semplice copia e incolla. Tale sviluppo ha permesso l’archiviazione dei documenti senza che gli operatori debbano inserire alcun metadato limitando il margine di errore e con conseguente risparmio in termini di tempo. Per quanto riguarda le note spese, anche’esse vengono archiviate mediante la procedura sopra descritta. SolutionDOC® in questo caso è in grado di associare ad ogni singola nota spese il relativo estratto conto della carta di credito abbinata al redattore della stessa facilitando così le verifiche di rito. 

Controlli sui buchi di numerazione Sia per il Ciclo Attivo che per quello Passivo sono stati predisposti dei controlli sulla protocollazione. SolutionDOC® invia quotidianamente un report via e-mail contenente il dettaglio su eventuali buchi di numerazione o numerazioni doppie.

Controllo Accessi e Utilizzo SolutionDOC® Avendo gli utenti accesso a molteplici tipologie documentali (alcune di queste contenenti dati sensibili) sono stati previsti dei report che vengono inviati automaticamente al responsabile di area, con al loro interno i log di qualsiasi tipo di operazione venga effettuata dagli utenti: accesso, visualizzazione, modifica, ecc…

Fascicolatura: Mediante un avanzato sistema di fascicolatura previsto sia per il Ciclo Passivo, sia per il Ciclo Attivo che per la Nota Spese è possibile per gli utenti di SolutionDOC® reperire le informazioni desiderate in modo ancora più agevole ed efficace.