OrtoRomi Società Cooperativa Agricola
Cliente: OrtoRomi Società Cooperativa Agricola
Settore:Ortofrutta fresca, lavata, confezionata e pronta al consumo
Profilo aziendale
OrtoRomi è una Società Cooperativa Agricola nata nel 1996 ed impostasi rapidamente nel mercato della produzione orticola fresca e in particolare nella IV gamma diventando attualmente il terzo player a livello nazionale. Il portfolio prodotti comprende diverse linee prodotto, dalle classiche insalate già lavate in busta o in vaschetta, le ciotole Pausa Pranzo complete di arricchitori vari (tonno, mozzarelle, olive, bacche di goji, bulgur e quinoa, etc) e kit del dressing (condimento, forchetta e salvietta); l’azienda produce poi degli estratti di frutta e verdura, 100% naturali, senza aggiunta di acqua, zuccheri ne conservanti.

OrtoRomi aveva la necessità di archiviare e conservare tutti i documenti amministrativi, sia per il ciclo attivo che per il ciclo passivo. Nel dettaglio il progetto si è costituito dalle seguenti fasi:
- Archiviazione Fatture attive
- Archiviazione Fatture passive
- Archiviazione DDT attivi (e relativi strumenti di verifica)
- Archiviazione DDT passivi (e relativi strumenti di verifica)
- Documenti Bancari e Note Spese
- Personalizzazioni
Prima dell’intervento di SolutionDOC® tutta la documentazione era archiviata in parte a livello cartaceo (in molteplici faldoni) ed in parte all’interno di file in locale o nella rete aziendale. Questo meccanismo era però causa di inefficienze in termini di tempo e risorse impiegate per le interminabili operazioni di archiviazione, ricerca, e condivisione delle informazioni.
I successi 2C Solution: la parola del nostro cliente
Sono assolutamente soddisfatto di SolutionDOC® e della consulenza correlata. Questa piattaforma ci ha consentito di gestire e consultare la documentazione in modo molto più rapido ed efficace rispetto al passato, con indubbi benefici economici legati alla dematerializzazione dei documenti. Ora la consultazione e l’archiviazione dei documenti avviene con le stesse modalità all’interno di tutti gli uffici e di tutte le business unit. Un’ulteriore aspetto fondamentale è dato dalla sicurezza dell’archiviazione e conservazione dei documenti, nel rispetto della normativa e della privacy.
Roberto Corazza – Responsabile del Progetto in OrtoRomi
Ciclo Attivo Il ciclo attivo archivia agevolmente i file in quanto resi disponibili direttamente (unitamente agli indici di ricerca) dal Gestionale. Ad Hoc popola la tabella di frontiera definita con i dati della fattura, SolutionDOC® archivia il documento rimuovendolo dalla cartella di origine. Le fatture archiviate nel documentale SolutionDOC® vengono poi conservate digitalmente e gli utenti possono ricercare i documenti tramite gli indici di ricerca (data, numero fattura, rag. Sociale, ecc…) e tutti gli altri strumenti del portale (MegaSearch, FullText, …). Mediante un’integrazione sviluppata da 2C Solution, gli utenti possono aprire e visualizzare i documenti direttamente dall’interfaccia del Gestionale AdHoc, tramite un’apposita icona.
Ciclo Passivo Per il ciclo passivo viene utilizzato il supporto di RegisterDOC. Questa soluzione consente di gestire i documenti cartacei i quali, previa scansione e registrazione in contabilità, vengono archiviati in SolutionDOC® tramite i metadati rintracciati. Questa soluzione consente di gestire quasi metà dei documenti passivi, il restante 60% dei documenti passivi è in formato digitale. A livello operativo, l’utente, dopo il salvataggio della registrazione della Fattura Passiva all’interno di AdHoc e l’utilizzo del componente RegisterDOC appone l’etichetta virtuale sul documento, recupera i metadati dal gestionale e procede all’archiviazione dello stesso in SolutionDOC®. Nel documentale SolutionDOC® viene inoltre riproposta la struttura di cartellinatura che suddivide i documenti nelle due Business Unit aziendali.
DDT Attivi Come per le Fatture Attive, i DDT vengono archiviati direttamente da AdHoc, limitando al minimo le operazioni manuali. Inoltre, grazie ad una personalizzazione ed al barcode presente sui documenti, si è resa possibile la sostituzione dei DDT archiviati dal gestionale con quelli firmati dal corriere al ritiro della merce, mediante raccolta e scansione da parte dell’operatore preposto. Le scansioni in formato PDF vengono salvate in un’area condivisa e SolutionDOC®, monitorando la cartella delle scansioni, archivia il singolo DDT (sostituendo il file DDT originale). E’ stato inoltre messo a disposizione un sistema di controllo che permette all’azienda di visualizzare la lista dei DDT non scansionati (e quindi non firmati).
DDT Passivi Per la gestione dei DDT Passivi, si è condivisa una soluzione ibrida, ovvero la possibilità di poter stampare il documento cartaceo, farlo sottoscrivere a penna dal trasportatore ed apporre un Barcode identificativo del documento. In questo modo i documenti firmati in cartaceo vengono scannerizzati ed archiviati nella piattaforma SolutionDOC®. L’operatore che registra i dati del DDT in AdHoc, associa alla registrazione il valore presente nell’etichetta. In automatico le scansioni in formato PDF vengono salvate in un’area condivisa accessibile SolutionDOC® il quale monitora costantemente la cartella delle scansioni ed archivia i DDT singolarmente, recuperando i dati dalla tabella di frontiera.
Documenti Bancari e Note Spese SolutionDOC® recepisce i documenti bancari (estratti conto, carte, …) e i relativi indici necessari all’archiviazione grazie ad una struttura di cartellinatura del file system situata all’interno della rete OrtoRomi e utilizzata per contenere i documenti trascinati al suo interno con semplice copia e incolla. Tale sviluppo ha permesso l’archiviazione dei documenti senza che gli operatori debbano inserire alcun metadato limitando il margine di errore e con conseguente risparmio in termini di tempo. Per quanto riguarda le note spese, anche’esse vengono archiviate mediante la procedura sopra descritta. SolutionDOC® in questo caso è in grado di associare ad ogni singola nota spese il relativo estratto conto della carta di credito abbinata al redattore della stessa facilitando così le verifiche di rito.
Controlli sui buchi di numerazione Sia per il Ciclo Attivo che per quello Passivo sono stati predisposti dei controlli sulla protocollazione. SolutionDOC® invia quotidianamente un report via e-mail contenente il dettaglio su eventuali buchi di numerazione o numerazioni doppie.
Controllo Accessi e Utilizzo SolutionDOC® Avendo gli utenti accesso a molteplici tipologie documentali (alcune di queste contenenti dati sensibili) sono stati previsti dei report che vengono inviati automaticamente al responsabile di area, con al loro interno i log di qualsiasi tipo di operazione venga effettuata dagli utenti: accesso, visualizzazione, modifica, ecc…
Fascicolatura: Mediante un avanzato sistema di fascicolatura previsto sia per il Ciclo Passivo, sia per il Ciclo Attivo che per la Nota Spese è possibile per gli utenti di SolutionDOC® reperire le informazioni desiderate in modo ancora più agevole ed efficace.
I benefici ottenuti grazie a SolutionDOC®
Organizzativi: OrtoRomi ha oggi un unico strumento di gestione documentale per tutte le aree aziendali e le proprie Business unit. In questo modo è riuscita finalmente a mettere ordine nella gestione dei processi e dei relativi documenti coinvolti.
Operativi: diminuzione del tempo impiegato in attività di poco valore, riduzione del margine di errore, tempestività di fruizione, condivisione delle informazioni e tracciabilità delle attività svolte: 20 minuti ricerca cartacea (richiesta chiave armadio, ricerca faldone, ricerca documento, scansione documento, riordino e recupero informazioni da file scansionato) oggi ridotti ad 1 minuti per la ricerca di un numero maggiore di documenti. Ottimo livello di integrazione di SolutionDOC® con tutti gli altri strumenti software del sistema informativo. Quadratura tra documenti registrati e documenti archiviati, ciò ai fini della conservazione digitale a norma di legge. Benefici per tutti gli ambienti (anche al di fuori dell’area amministrativa) che prima per motivi di tempo non effettuavano le suddette operazioni. Miglioramento delle verifiche da parte di organi esterni (es. revisori) i quali possono accedere ai documenti in modo sensibilmente più rapido rispetto al passato. Gestione informatizzata dei processi.
Economici: riduzione del tempo impiegato (costi indiretti) in attività di archiviazione, ricerca nei raccoglitori. Minori costi diretti dovuti ad acquisto di carta, raccoglitori, armadi, spazi di stoccaggio dei documenti, uso delle stampanti.