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Gasparini S.p.a
Cliente: GASPARINI SPA
Settore:Automazioni per Logistica, Costruzioni, Energia, Automotive
Profilo aziendale
GASPARINI è leader internazionale nella produzione di macchine profilatrici e impianti hi-tech di profilatura per l’industria della lavorazione della lamiera e, ad oggi, ha realizzato impianti utilizzati da più di 1.500 aziende nel mondo, specificatamente nei settori della logistica, costruzioni, energia e automotive. L’azienda è presente in 35 paesi nei 5 continenti.
Inizialmente, l’obiettivo principale di GASPARINI SPA era quello di archiviare tutti i disegni tecnici. A seguito dell’utilizzo dello strumento, l’azienda è intervenuta nei processi che coinvolgono principalmente l’area di progettazione e produzione, l’area di reportistica degli interventi e le numerose comunicazione e gestione dei termini di consegna che coinvolgono l’intera filiera.
Questa documentazione era gestita a livello cartaceo (con i documenti fotocopiati varie volte) e alcuni archiviati, nel migliore dei casi, in modalità digitale tramite una serie di cartelline di Windows. Inoltre, l’azienda avvertiva l’esigenza di adottare un sistema di archiviazione documentale, per una più rapida ricerca, ma anche di un sistema di conservazione sostitutiva per l’eliminazione della carta che aveva raggiunto livelli notevoli.
Gasparini S.p.A. si è quindi rivolta a 2C SOLUTION con l’obiettivo di implementare un’affidabile sistema di gestione elettronica dei documenti basato su web.
I successi 2C Solution: la parola del nostro cliente
Durante il nostro percorso di crescita, SolutionDOC® si è rivelato uno strumento prezioso non solo in fase di gestione delle commesse, ma soprattutto per facilitare le operazioni di rendicontazione e reportistica su ogni commessa. Inoltre, grazie a SolutionDOC® e alla collaborazione con i nostri fornitori, siamo riusciti ad eliminare il magazzino interno. Integrando SolutionDOC® con il nostro gestionale, siamo riusciti ad adottare processi aziendali innovativi e misurabili.
GASPARINI SPA
La soluzione
Gasparini S.p.A. ha scelto SolutionDOC® con l’obiettivo di riorganizzare tutte le informazioni aziendali in modo da semplificarne la gestione e renderle più facilmente reperibili. Tutti i documenti sono archiviati all’interno di SolutionDOC® attraverso dei tool di automazione che si interfacciano allo Scanner e sono catalogati (fascicolati) in più modi diversi (mantenendo comunque l’unicità del documento) per poter dare ad ogni ufficio (amministrativo, tecnico, commerciale, …) la catalogazione e l’accesso ai dati desiderato. In altri termini è stata replicata la catalogazione dei documenti esattamente com’era precedentemente a livello cartaceo.
I documenti ricevuti vengono oggi registrati nel gestionale che, all’atto del salvataggio, stampa un barcode da apporre sul documento. Una volta scansionati i documenti, SolutionDOC® riconosce il barcode ed archivia in modalità del tutto automatica i file. Lo stesso procedimento è stato applicato anche ai disegni tecnici, grazie al quale sono stati archiviati e catalogati circa 20.000 disegni di tutti i formati (anche A0). Alcuni documenti digitalizzati ed archiviati sono invece l’evento da cui scaturisce un flusso documentale che genera una serie di eventi, notifiche e procedure che devono essere eseguite dai vari attori (utenti) coinvolti.
Un’importante lavoro è stato eseguito anche per i fax; in precedenza essi venivano inviati e ricevuti con più modalità ed attraverso più numeri telefonici dando quindi origine ad una situazione nella quale ogni operatore archiviava i propri. Con SolutionDOC® i fax vengono ora ricevuti sempre da più numeri che arrivano a più fax/modem, ma essi vengono archiviati automaticamente in SolutionDOC® e notificati all’ufficio (od agli uffici) di competenza con il risultato che nessun fax viene più perso o non visto dal momento che esso rimane in un “contenitore” così da risultare sempre disponibile per le ricerche. I fax inviati, vengono invece spediti direttamente dalla piattaforma SolutionDOC® e quindi da ogni postazione PC voluta. Gli stessi vengono automaticamente archiviati nella suite insieme alla propria ricevuta di esito trasmissione. L’esito viene inoltre inviato via e-mail all’utente che ha inviato il fax per informarlo sul buon esito o meno.
I benefici ottenuti grazie a SolutionDOC®
La velocità di gestione e la precisione delle informazioni si traducono in ORGANIZZAZIONE e RISULTATI che parlano da sé. Integrando con SolutionDOC® i propri sistemi, GASPARINI SPA è riuscita a mantenere il passo di crescita strutturale sfruttando non solo l’adattabilità della piattaforma, ma anche la capacità che la stessa offre per poter creare un vero e proprio network con i propri fornitori. Inoltre l’azienda ad oggi ha completamente abbandonato il magazzino interno e le risorse che venivano impiegate nella gestione dei componenti ad oggi svolgono altre attività interne. Lo sviluppo di modulistiche dedicate consente finalmente di ottimizzare la gestione e fatturazione dei rapporti d’intervento.
Ad oggi GASPARINI SPA ha potuto dematerializzare TUTTI i documenti aziendali, ed è nelle condizioni di poter affrontare il trend di crescita che ha avuto sino ad oggi per il futuro.
Per la realizzazione di questo ambizioso progetto, possiamo affermare che SolutionDOC® si è rivelato uno strumento indispensabile per la gestione documentale supportato da un team di progettazione e assistenza con elevato grado di competenza.