ATER Padova

Cliente: ATER Padova

Settore: Edilizia Residenziale Popolare

Profilo aziendale

ATER attua interventi di edilizia residenziale sovvenzionata, agevolata e convenzionata mediante l’acquisto, la costruzione e il recupero di abitazioni e di immobili di pertinenza, anche attraverso programmi integrati e programmi di recupero urbano, utilizzando risorse finanziarie proprie e/o provenienti per lo stesso scopo da altri soggetti pubblici. L’Azienda, inoltre, svolge attività di consulenza e assistenza tecnica a favore di operatori pubblici e privati.

2C Solution fatturazione elettronica

L’esigenza del cliente

ATER aveva la necessità di archiviare e quindi gestire in modo semplice e rapido: la documentazione emessa e ricevuta, assieme al Libro Unico del Lavoro. Questa documentazione, prima dell’intervento di SolutionDOC® era gestita a livello cartaceo con i documenti fotocopiati varie volte ed alcuni non archiviati affatto.

 

Nello specifico, per quanto riguarda i protocolli in entrata, essi venivano stampati, etichettati, fotocopiati in più copie ed infine consegnati a mano ai responsabili per essere archiviati. Per quanto riguarda i protocolli in uscita, veniva creato il documento in word e, successivamente, stampato e consegnato a mano all’ufficio competente per la protocollazione dello stesso (autorizzazione, firma autografa del Direttore, archiviazione).

 

ATER avvertiva inoltre l’esigenza di adottare un sistema di Protocollo Informatico e Archiviazione Documentale per una gestione dei documenti complessiva. L’Azienda si è quindi rivolta a 2C SOLUTION con l’obiettivo di implementare un’affidabile sistema di gestione elettronica dei documenti.

I successi 2C Solution: la parola del nostro cliente

SolutionDOC si è rivelato uno strumento prezioso non solo in fase di registrazione ed invio delle fatture ma anche nella gestione dei numerosi documenti prodotti quotidianamente. Con questo strumento informatico l’Azienda può in ogni momento tracciare i documenti in entrata e in uscita, i documenti hanno tutti data certa e contenuto sicuro e immodificabile.

ATER Padova

La soluzione per il protocollo in entrata

ATER ha scelto SolutionDOC® completamente in CLOUD con l’obiettivo di riorganizzare tutte le informazioni aziendali in modo da semplificarne la gestione e renderle più facilmente reperibili. Grazie a SolutionDOC® ora nella fase di protocollazione in ingresso i dati vengono recuperati e registrati tramite un processo di automazione implementato grazie a RegisterDOC che protocolla i documenti con timbro virtuale in modo tale che se i documenti sono digitali non vengono stampati ma rimangono per tutto il ciclo di vita digitali. I documenti cartacei vengono invece prima scansionati e poi, una volta in digitale, percorrono le fasi precedentemente descritte dai documenti informatici.

Particolare attenzione è rivolta alle PEC che vengono gestiti secondo normativa e vengono protocollate senza toccarle “imbustandole” in un contenitore digitale che funge da protocollo. Tutti i documenti vengono poi archiviati all’interno di SolutionDOC®, catalogati (fascicolati secondo le disposizioni aziendali) mantenendo l’unicità del documento ed infine smistati secondo il processo di workflow concordato con i responsabili e la direzione.

La soluzione per il protocollo in uscita

Per la fase di protocollazione in uscita i documenti vengono ora realizzati tramite un’interfaccia web ed inviati ai responsabili per ottenerne l’approvazione e l’autorizzazione a procedere. Alla fine del processo il Direttore/Vicedirettore appone in modo automatico attraverso una firma remota la propria firma digitale sui documenti dandone piena formalità, integrità e validità. I documenti informatici vengono quindi archiviati e conservati digitalmente nonché inviati al destinatario tramite e-mail/PEC o, all’occorrenza, stampati (con indicazione del dirigente che apposta la firma specificando l’origine digitale) ed inviato/dato al destinatario in modo tradizionale.

Essendo tutto in digitale, tutti i documenti sono sempre a disposizione: ricercabili, smistabili e sempre in originale!

Conservazione digitale a norma di legge

Alla fine di ogni processo, i documenti vengono conservati in modalità digitale, attraverso LegalSolutionDOC il servizio certificato di 2C SOLUTION per la conservazione digitale in outsourcing. 2C SOLUTION è stata nominata “Responsabile del servizio della Conservazione” e procede alla conservazione della documentazione fiscale e dei documenti protocollati più il Registro di Protocollo per conto di ATER, oltre all’invio e alla gestione della Fattura Elettronica verso la PA.

I benefici ottenuti grazie a SolutionDOC®

  • • Ridurre la produzione e circolazione di carta in azienda;
  • • Ridurre completamente gli spazi occupati dai documenti cartacei;
  • • Riduzione del tempo impiegato in attività non a valore;
  • • Tracciabilità e condivisione dei documenti archiviati;
  • • Maggior celerità nei processi di protocollazione.