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Acquisti pubblica amministrazione, il 2020 è un anno di svolta: cambiano i vecchi paradigmi in favore della digitalizzazione. Viene introdotto il NSO – Nodo Smistamento Ordini, inoltre la fatturazione elettronica europea sarà ampliata anche alle PA secondarie. Le aziende che offrono i loro servizi come fornitura degli enti pubblici devono quindi conoscere tutte le novità e capire quali sono gli strumenti migliori di cui dotarsi per farvi fronte in modo proficuo. Una corretta conoscenza del tema infatti aiuterà l’impresa a sfruttare tutti i vantaggi dalla situazione, senza scivolare nella preoccupazione di restare indietro. Ecco le priorità da gestire e i consigli.
Acquisti pubblica amministrazione, i nuovi strumenti
Per mantenersi competitivi sul mercato e non perdere i propri clienti del settore pubblico, è necessario innanzitutto affidarsi a un service provider di soluzioni informatiche che sia aggiornato sulle novità normative, al passo con i trend internazionali in materia di gestione documentale, che sia certificato a affidabile.
Per far chiarezza sulla situazione, ricordiamo che sono due i momenti in programma per il 2020 che chi si occupa di acquisti per la pubblica amministrazione deve assolutamente segnarsi in agenda.
- Primo, NSO: da febbraio entra in vigore l’obbligo di utilizzare il NSO – Nodo Smistamento Ordini per lo scambio degli ordini digitali tra enti del Servizio Sanitario Nazionale e i loro fornitori. La Ragioneria di Stato, l’istituzione che si occupa della gestione del NSO, ha comunicato che il Nodo è disponibile per un utilizzo “ufficiale” e non solo sperimentale già dal 15 gennaio. I documenti inviati in questa maniera avranno quindi pieno valore legale. Si tratta di ordini digitali in formato UBL XML, uno standard internazionale differente dal XML che si utilizza per la fattura elettronica italiana. Eppure, anche lo SDI – Sistema di interscambio, attraverso cui transitano le fatture elettroniche B2B e B2C, è stato potenziato per gestire anche questa tipologia di formato.
- Secondo, Fattura elettronica europea: da aprile, secondo la direttiva 55/2014 dell’UE, tutte le pubbliche amministrazioni dovranno essere in grado di ricevere e trasmettere la fattura elettronica europea. Il formato scelto dal legislatore europeo per questo strumento è proprio lo standard UBL XML ed è questa la ragione che ha portato a potenziale lo SDI.
NSO e Fattura elettronica europea: strumenti che accompagnano nel futuro
Sono questi i grandi cambiamenti attesi nel settore acquisti pubblica amministrazione al 2020. Una situazione in evoluzione: basti pensare che è già stato annunciato dalla Ragioneria di Stato, seguendo quanto previsto dalla normativa in materia, che in futuro l’utilizzo del Nodo Smistamento Ordini sarà ampliato anche ad altri ambiti pubblici oltre a quello sanitario.
Punta al futuro anche la fatturazione elettronica europea, soluzione interoperabile e standard che si pone nell’ottica più ampia del mercato unico digitale europeo. Per questo la priorità per le aziende, conoscendo questi sviluppi, deve essere quella di scegliere un fornitore di soluzioni informatiche che sia sempre al passo con l’avanzamento tecnologico e con le nuove leggi. La scelta non deve ricadere solo su chi può risolvere i problemi di adesso, ma su un provider che sia un partner affidabile per il futuro.
Le soluzioni per gestire gli acquisti pubblica amministrazione dopo il 2020
Una volta scelto il giusto provider di servizi informatici cui affidarsi, restano altre priorità da affrontare. La prima è conoscere Peppol e dotarsi degli strumenti necessari per servirsene al meglio, l’altra è avere una soluzione capace di formare file in UBL XML. Questo perché Peppol è l’infrastruttura di rete individuata come canale di comunicazione per la fatturazione elettronica europea, ma non solo: è anche richiesta per la gestione degli ordini elettronici via NSO. Lo strumento NSO oltre a Peppol utilizza come canali di comunicazione anche gli stessi mezzi che servono per inviare le fatture elettroniche italiane allo SDI: questi sono la PEC, il web service, il protocollo informatico di trasferimento file FTP. Tuttavia, se l’azienda fornitrice dell’ente pubblico si dota di Peppol, avrà l’occasione di usare un unico strumento sia per la fattura elettronica europea sia per gli appalti sanitari pubblici italiani e, un domani, come visto anche per gli appalti nazionali di altri settori. Per usare Peppol è necessario avere due strumenti: una soluzione che crei documenti in formato UBL XML e un access point.
Service provider: deve essere anche accreditato Agid
Entrambe le funzioni, ovvero poter creare documenti UBL XML e un access point, possono essere svolte dallo stesso service provider, ovviamente qualora abbia le qualità e l’affidabilità descritte in precedenza. Sul mercato infatti molti fornitori di servizi informatici offrono hub di gestione del ciclo dell’ordine che sono in grado di integrarsi perfettamente con i sistemi gestionali già presenti in azienda. Viene così favorita l’automatizzazione delle procedure, con grandi risparmi di tempo e costi. Gli stessi fornitori possono essere accreditati presso Agid come access point: questa funzione permette il transito del documento attraverso Peppol e lo smistamento al cliente. Gli access point del mittente e del destinatario infatti comunicano attraverso Peppol, evitando che il documento sia inviato a destinatari sbagliati. L’ideale quindi per affrontare in modo positivo i cambiamenti nel settore degli acquisti della pubblica amministrazione è valutare di investire budget in una soluzione informatica che offra questo genere di servizi.
