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Se Peppol è un’autostrada per i documenti, l’access point è il casello. È indispensabile servirsene per accedere ai servizi offerti dall’infrastruttura di rete. L’Access Point Peppol è il varco attraverso cui utilizzare il canale di comunicazione standard per la fattura elettronica europea, così come per trasmettere e ricevere documenti d’ordine via NSO -Nodo Smistamento Ordini. Le aziende non possono farne a meno, è una tecnologia pronta a entrare nella quotidianità di enti, imprese e professionisti. Importante quindi capire di che cosa si tratta e cosa fare per implementarla.
Access point Peppol, perché servono alle aziende
È facile capire come mai questo strumento sia utile: senza access point Peppol, le aziende non possono accedere a Peppol. E questo non è più ormai un dettaglio trascurabile nell’organizzazione delle attività d’impresa, perché Peppol sta per diventare fondamentale per la corretta gestione del ciclo dell’ordine. A febbraio le aziende che fanno affari con gli enti del Servizio sanitario nazionale potranno servirsene (in alternativa ad altri canali come la PEC o web service) per lo scambio dei documenti d’ordine tramite Nodo Smistamento Ordini, mentre ad aprile sarà necessario usarlo per la fattura elettronica europea. In primavera infatti, la normativa prevede che tutte le pubbliche amministrazioni europee siano in grado di scambiare le fatture elettroniche in formato europeo: per riceverle, così come per mandarle, al settore pubblico e al privato servirà Peppol. L’infrastruttura infatti è in grado di gestire i file in formato UBL XML, lo standard individuato dall’Unione Europea per lo scambio documentale delle fatture nell’ambito dei contratti pubblici. Un sistema comodo, interoperabile, che contribuisce al progetto di una gestione documentale completamente digitalizzata del ciclo dell’ordine. Tuttavia, senza access point Peppol, non si può far nulla di tutto questo.
La vera utilità dell’access point Peppol
Per le aziende quindi è importante capire a cosa serve questa soluzione. L’access point Peppol è un nodo, un punto d’accesso come rivela anche il suo stesso nome, che mette in collegamento i sistemi informatici aziendali con Peppol. È necessario usare l’access point sia per trasmettere i documenti che per riceverli. Infatti, l’access point comunica con i servizi di Peppol (SML – Service Metadata Locator che a sua volta trova il SMP – Service Metadata Pubblisher) per capire se il mittente sia effettivamente titolato all’utilizzo di Peppol e per individuare il corretto destinatario. A quel punto, l’infrastruttura comunica con l’access point del destinatario e trasmette i dati del documento. L’access point poi si occupa di trasmetterlo al sistema aziendale, il file viene reso leggibile e archiviabile.
Come scegliere l’access point Peppol
L’access point Peppol è quindi una parte rilevante del sistema di Peppol, senza cui questo non sarebbe utilizzabile: non c’è altro modo per l’azienda di accedere all’infrastruttura di rete e servirsene. Ma come si ottiene un access point? È un servizio che si acquista: sul mercato ci sono numerosi service provider in grado di svolgere questa funzione. Bisogna però fare attenzione e scegliere con cura. Infatti, come ormai sarà chiaro, l’access point Peppol ha un ruolo delicato, anche dal punto di vista della sicurezza. Cercare il giusto provider significa in sostanza scegliere a chi affidare la gestione di dati particolari relativi alla propria impresa e alla supply chain, con tutte le implicazioni legate alla cyber security che ciò comporta. Non bisogna essere superficiali. Per non correre rischi, è bene sapere in primis che Agid mette a disposizione online un elenco dei provider (sul sito istituzionale di Peppol è presente anche l’elenco dei fornitori a livello europeo): questi devono infatti essere certificati dall’ente, che svolge per l’Italia il ruolo di Peppol authority. Per essere certificati, i provider devono inviare una rigorosa documentazione sulla propria attività ad Agid, svolgendo anche test e venendo sottoposti a verifiche da parte dell’ente.
Di cosa si occupa il provider dell’access point Peppol?
Per scegliere il provider giusto è utile sapere se si occupa anche della gestione della fatturazione elettronica e dell’ordine elettronico: in questo modo, rivolgendosi a un’unica azienda si potranno avere tutti i servizi necessari. Non solo. Utile controllare che si tratti di un provider all’avanguardia, aggiornato sulle ultime novità normative, che sia capace di accompagnare il cliente in una “crescita” nella propria digitalizzazione e di fornire sempre soluzioni compliant. Un partner per il domani, con cui affrontare ogni nuovo obbligo o regola introdotta dal legislatore.
Un dettaglio da non trascurare, infine, è l’esperienza che il provider può vantare. Se Peppol e la funzione di access point sono innovazioni recenti, tuttavia le aziende più qualificate nella gestione documentale hanno anni e anni di trascorsi nel settore informatico. Hanno vissuto l’evoluzione dell’ambito, da quando si usavano i faldoni di carta e si era pionieri nell’archiviare le scannerizzazioni dei fogli, fino all’avvento dei principi della dematerializzazione. Questo passato indica che il provider è stato in grado di evolversi in passato e lo sarà anche in futuro.
